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Virtuelle Events – Schnee von gestern oder Vision der Zukunft?

Corona hat die Event-Branche von heute auf morgen auf den Kopf gestellt. Dass Krisen aber auch Chancen bedeuten können, bewies die Verschiebung von Marketing-Events in die Online-Welt. Ob virtuelle Events auch bei einer gelockerten Pandemie-Lage noch sinnvoll sind und welche Faktoren ein erfolgreiches Online-Event überhaupt ausmachen, erfährst Du hier.

Notlösung oder neue Geheimwaffe im Marketing-Mix?

Virtuelle Events sind keine neue Erfindung, die erst mit Corona aufkam. Ein kurioses Beispiel: Bereits 2019 spielte der weltberühmte DJ Marshmello ein virtuelles Konzert im Videospiel Fortnite – und zwar vor 38 Millionen begeisterten Zuschauer:innen, die live dabei waren. Auch einige Unternehmen nutzten bereits vor Corona digitale Möglichkeiten für Events, wie die Übertragung von Pressekonferenzen über Livestreams und ähnlichem. Was sich also durch die Pandemie verändert hat, ist die Akzeptanz und das Verständnis vieler Unternehmen für die Möglichkeiten, die ein virtuelles Event bietet.

Mittlerweile sind Messen und Veranstaltungen wie in der Zeit vor Corona (lange ist es her) aber grösstenteils wieder möglich. Es stellt sich also die Frage, ob virtuelle Events jetzt überhaupt noch sinnvoll sind. Wir (und viele andere) sagen dazu eindeutig „Ja“. Und das hängt vor allem mit Vorteilen zusammen, die Live-Events in dieser Form nicht bieten können.   

Die Vorteile virtueller Events

Profi-Marketer*innen betonen die vielen Vorteile virtueller Events – nicht bloss als eine Form der Notlösung während Corona, sondern als eigenständiges Format neben dem Live-Event.

Für die Teilnehmer*innen bedeutet ein virtuelles Event vor allem eine Ersparnis an Zeit und Kosten (Reisekosten, Übernachtungskosten etc.). Ortsunabhängig und flexibel kann theoretisch jede*r Zugangsberechtigte mit einem internetfähigen Endgerät das Event besuchen. Auch die Bereitstellung von Informationen verläuft in der Regel vorteilhafter für die Teilnehmer*innen, da diese über einen längeren Zeitraum online verfügbar sind.

Für Unternehmen versprechen virtuelle Events potenziell mehr Reichweite, umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten (Tracking, Datenanalyse) und vor allem weniger Kosten. So fallen beispielsweise Kosten für die Location, das Catering, Auf- und Abbau und das Personal vor Ort weg. Auch wenn die Organisation und Umsetzung von Online-Events ebenfalls Ressourcen erfordern, fällt der Vergleich zum Live-Event eindeutig aus.

Hinzu kommt, dass Unternehmen viel mehr Möglichkeiten zur Verfügung stehen, ihre Inhalte multimedial umzusetzen und ansprechend für die Teilnehmer*innen zu inszenieren. Das Event sollte daher auch nicht nur 1:1 übertragen werden, z. B. in Form eines Vortrags im Stream, sondern vielmehr von den gegebenen Möglichkeiten profitieren – doch dazu gleich mehr.  

Auch grössere Besuchskapazitäten sind möglich: Diese wird im virtuellen Raum wenn überhaupt von Streaming- oder Serverlimits begrenzt, was ein klarer Vorteil zum physischen Raum darstellt.

Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Aspekt ist die Niedrigschwelligkeit des Angebots: Ich setze mich eher abends auf die Couch, schnappe mir das Notebook und schaue ungezwungen mal rein, als dass ich das Haus verlasse und zur Location in der Nachbarstadt fahre. Auch dieser Teil der Zielgruppe kann mit virtuellen Events leichter abgeholt werden.  

Die Zukunft: Digitales und physisches Event nebeneinander

Bei all den genannten Vorteilen geht es nicht darum, das Live-Event zu ersetzen. Vielmehr sollten Marketer*innen in Zukunft die Vorteile beider Alternativen für sich ausschöpfen. Je nach Inhalt, Zielsetzung und Adressat*innen kann sowohl das Online- als auch das Live-Event besser geeignet sein – oder vielleicht sogar ein Hybrid aus beiden.

Hinzu kommt, dass die Akzeptanz für digitale Events sowohl bei Unternehmen als auch bei Teilnehmer*innen in den letzten 2 Jahren stark gestiegen ist. Daher ist es so wichtig, dieses Potenzial mit der Rückkehr von Live-Events nicht zu verschenken, sondern gewinnbringend zu nutzen.

Doch welche Kriterien gilt es für die Umsetzung erfolgreicher Online-Events überhaupt zu berücksichtigen?

So werden digitale Events zum Erfolg

Damit das Online-Event zum Erfolg wird, gibt es einige Faktoren, die Du beachten solltest. Der grösste Irrtum vieler Marketer*innen besteht in dem Gedanken, das physische Event einfach 1:1 online umzusetzen. Dabei gelten hier teilweise ganz andere Spielregeln. Häufig ist dann das Ergebnis, dass Online-Events in Form von Konferenzen, Vorträgen und Teilnahmen an virtuellen Messen zwar stattfinden, aber nicht einmal annähernd das volle Potenzial an Möglichkeiten ausgeschöpft wird.

Mit den folgenden Tipps wollen wir Dir dabei helfen, dieses Potenzial zu erkennen und das Maximum aus Deinem nächsten digitalen Event herauszukitzeln.

Das passende Format

Das richtige Format für das virtuelle Event hängt mit Deiner Zielsetzung zusammen. Natürlich geht es immer darum, Informationen an die entsprechende Zielgruppe zu vermitteln. Ob Du darüber hinaus neue Produkte präsentieren, Leads generieren oder neues Personal anwerben willst, verändert jedoch die Richtung des Events.

Ein Beispiel: Die Möglichkeit, 3D-Effekte zu integrieren, klingt erst einmal spannend und faszinierend. Bei einer Produktvorstellung sorgt dieses Feature wahrscheinlich für Begeisterung bei den Teilnehmer*innen – ausserdem ist es für die Zielsetzung sinnvoll, weil es dabei hilft, ein Produkt für die potenziellen Kund*innen erlebbar zu machen. Für eine HR-Messe, bei der es in erster Linie um das Netzwerken geht, ist 3D aber vermutlich nicht das passende Mittel der Wahl.

Allgemein gilt: Die Anforderungen an ein digitales Event, abgeleitet von Deiner Zielsetzung, geben Aufschluss über das richtige Format und die technischen Anforderungen, die damit einhergehen.

Die passende Plattform

Plattformen für digitale Events gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Deine Aufgabe ist es, die richtige Plattform für Deine Zielsetzung zu finden. Um das zu schaffen, solltest Du diese Fragen beantworten können:

  • Bietet die Plattform alle technischen Funktionen, die Dein Event benötigt?
  • Gibt es ausreichend Kapazität für die gewünschte Zahl an Teilnehmer*innen?
  • Wie hoch sind die Kosten? Wie hoch ist Dein Budget?
  • Gibt es einen schnellen und zuverlässigen Support, auch bei technischen Problemen während des Events?
  • Möchtest Du das Event aufzeichnen oder live durchführen?

Die perfekte Symbiose zwischen Content und Multimedia

Mithilfe einer Content-Strategie legst Du fest, welche Inhalte Du Deiner Zielgruppe auf dem virtuellen Event präsentieren möchtest. Content und Multimedia sollten aufeinander abgestimmt sein, um durch eine Symbiose die Inhalte ansprechend und interessant vermitteln zu können.

Hier kommt der Multimedia-Aspekt ins Spiel, der wie ein Vehikel zur Übermittlung Deines Contents funktionieren soll. Videos, Streaming, Virtual Reality und interaktive Tools bieten viele verschiedene Möglichkeiten, die jedoch zielorientiert eingesetzt und Deiner Zielgruppe einen Mehrwert bieten sollten.

Interaktive Events

Die Möglichkeit zur Interaktion erhöht das Involvement und den Mehrwert für die Teilnehmer*innen. Die Umsetzung muss nicht einmal besonders aufwendig sein: Tools für Abstimmungen und Diskussionsrunden nach einem Vortrag beziehen die Teilnehmer*innen mit ein und verstärken das Gefühl, dass sie an einer Veranstaltung teilnehmen, anstatt nur stille Beobachter zu sein.

Hier geht es besonders darum, den ausbleibenden „realen“ Kontakt im Rahmen eines Live-Events zu kompensieren und ein Erlebnis zu erschaffen, das auf einem Wir-Gefühl basiert.

Nutze verschiedene Kanäle für Deine Werbung

Um Dein Online-Event zu bewerben, solltest Du mehrere Kanäle nutzen, um genügend Sichtbarkeit zu erzielen.

Erstelle zuerst eine Landingpage im Rahmen Deiner Unternehmenswebsite, die eigenständig über das bevorstehende Event informiert. Sie dient als Linkziel für alle weiteren Werbemassnahmen über andere Kanäle und enthält alle relevanten Informationen.

Nutze unbedingt auch die Reichweite Deiner Social-Media-Kanäle, um ein Event zu erstellen und zu bewerben. Hier präsentierst Du die wichtigsten Eckpunkte Deines Online-Events und verlinkst auf die offizielle Landingpage.

Auch über Dein E-Mail-Marketing solltest Du die Personen auf Deiner Mailingliste über das bevorstehende Event informieren. Versendest Du einen regelmässigen Newsletter, kannst Du Updates über den Fortschritt Deiner Vorbereitungen teilen und regelmässig an den bevorstehenden Termin erinnern.

Nutze Tracking

Mit Tracking-Verfahren wertest Du den Erfolg Deiner Marketing-Aktivitäten rund um Dein virtuelles Event aus. Welche Massnahmen waren die Zeit und das Budget wert und welche eher weniger? Daraus lernst Du bereits für das nächste Event.

Bei Social Media kannst Du in der Regel bereits auf vorhandene Tools zurückgreifen, um Aussagen über Deine Reichweite und Deine Conversion Rates zu treffen. Tools wie Google Analytics helfen Dir z. B. bei der Auswertung der Besucherzahlen Deiner Landingpage.

Fazit

Mit der Corona-Pandemie stiegen das Interesse und die Akzeptanz für virtuelle Events – und damit auch das Know-how, wie diese erfolgreich umgesetzt werden und welche Möglichkeiten und Vorteile gegenüber Live-Events bestehen. Dieses Potenzial gilt es für die Zukunft zu nutzen, auch wenn sich die Rückkehr der physischen Events langsam anbahnt.

Es stellt sich daher nicht einmal die Frage, ob virtuelle Events Schnee von gestern sind – sie sind nämlich zweifelsfrei ein wichtiger Bestandteil für die Zukunft der Eventbranche. Die Aufgabe besteht darin, sowohl Online- als auch Live-Events in Zukunft für sich zu nutzen und die Vorteile beider Konzepte voll auszuspielen. Mit unseren Pro-Argumenten für virtuelle Events und den vorgestellten Tipps für die erfolgreiche Umsetzung konnten wir Dir hoffentlich etwas weiterhelfen!

Robin Knappmann
Robin Knappmann
Robin hat vor kurzem sein WiWi-Studium abgeschlossen und schreibt seit 2018 Beiträge rund um das Thema Marketing. Seine Begeisterung fürs Schreiben führte ihn bereits zu einer journalistischen Tätigkeit bei einer deutschen Tageszeitung und durch ein erstes, textintensives Studium der Germanistik und Philosophie. Wenn er nicht gerade vor einem neuen Beitrag sitzt, spielt er vermutlich Gitarre oder monologisiert über seine Lieblingsmusik.

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