Immer mehr Marketingteams integrieren die Arbeit mit KI-Chatbots in ihre Prozesse. Aber wie stellt man eigentlich sicher, dass die Output-Qualität übers ganze Team hinweg gleich bleibt? Ganz genau, mit einer Prompt-Bibliothek.
Gibst du zehn Teammitgliedern den Auftrag, via KI-Chatbot eine E-Mail für einen Kunden zu erstellen, wirst du höchstwahrscheinlich zehn völlig unterschiedliche Resultate erhalten. Manche E-Mails werden zu steif und förmlich klingen, andere beinhalten möglicherweise sentimentale Metaphern oder unnatürlich viele Ausrufezeichen. Wieder andere treffen genau den Ton, den du dir vorgestellt hast. Woran liegt dieser Qualitätsunterschied?
Die gute Nachricht: Die Schuld liegt nicht bei deinen Teammitgliedern oder ihren KI-Kenntnissen. Vielmehr liegt der Konflikt zwischen deinen eigenen Erwartungen und der Natur von KI-Prompts.
KI-Chatbots wie Claude, ChatGPT oder Gemini sind nicht wie Google, wo man mehr oder weniger dieselben Resultate erhält, wenn man denn nur die richtigen Stichwörter verwendet. Stattdessen orientieren die KI-Chatbots sich am Gesamtkontext deiner Anweisungen. Anders gesagt: Es zählt nicht nur, was du in deinen Prompt schreibst, sondern auch wie du es schreibst.
Selbst eine einfache Kunden-E-Mail kann deshalb ganz anders klingen, je nachdem, welchen Ton man selbst mit dem Chatbot anschlägt. Und weil das bei der Integration von KI-Chatbots in die eigenen Marketingprozesse alles andere als hilfreich ist, haben wir eine Lösung für dich parat: Die Prompt-Bibliothek.
Was ist eine Prompt-Bibliothek?
Die Prompt-Bibliothek ist genau das, was du dir darunter vorstellst: eine Sammlung von KI-Prompts, auf die dein gesamtes Team zugreifen kann. Statt dass jedes Teammitglied bei jeder Aufgabe von Null anfängt und versucht, ChatGPT, Claude oder Gemini intuitiv die richtigen Antworten zu entlocken, gibt es eine gemeinsame Grundlage. Eine Art Werkzeugkasten, in dem für die häufigsten Routine-Aufgaben bereits ein passender Prompt bereitliegt.
Was eine Prompt-Bibliothek von der Excel-Tabelle unterscheidet, die du vor sechs Monaten mal für deine häufigsten KI-Prompts erstellt hast: Sie ist aktuell, übersichtlich aufgebaut und vom ganzen Team in wenigen Klicks abrufbar. Das klingt erstmal nach viel Aufwand (und ist es am Anfang auch), aber langfristig sparst du mit der Nutzung einer Prompt-Bibliothek nicht nur viel Zeit und Nerven, sondern du stellst auch sicher, dass die Qualität der KI-Outputs immer gleich bleibt.
Wie baue ich eine Prompt-Bibliothek auf?
Zuerst einmal sollte deine Prompt-Bibliothek einfach zu finden und einfach zu bedienen sein. Wenn deine Kollegin am Montagmorgen sieben Minuten lang scrollen muss, bevor sie den passenden Prompt für ihre Newsletter-Betreffzeile findet, hat die Bibliothek ihren Zweck schon verfehlt.
Beginne deshalb mit einer übersichtlichen Kategorisierung nach Aufgaben, Abteilungsbegriffen, Kundennamen oder was auch immer für euer Team am meisten Sinn ergibt. Innerhalb dieser Kategorien sollte dann jeder Eintrag dem gleichen Aufbau folgen, damit deine Kolleg:innen genau wissen, was sie erwartet: Prompt-Titel, Prompt-Beschreibung (damit alle wissen, wofür der Prompt gedacht ist) und natürlich der Prompt selbst. Optional kannst du noch festhalten, welche KI-Tools mit dem Prompt besonders gut funktionieren.
Und ganz wichtig: Sorge dafür, dass die Bibliothek durchsuchbar ist. Eine Volltextsuche oder zumindest klare Schlagworte helfen ungemein, wenn die Sammlung mit der Zeit wächst – denn das wird sie.
Wie erstelle ich gute Prompts für meine Prompt-Bibliothek?
Ein Prompt, den nur du selbst nutzt, darf auch gerne mal etwas unpräzise sein. Schliesslich kannst du Claude oder ChatGPT ja immer noch korrigieren, falls sie nicht das Ergebnis liefern, nach dem du gesucht hast. Bei Prompts, die von deinem ganzen Team genutzt werden, geht das allerdings nicht. Hier müssen die Anweisungen an deine Chatbots so genau sein, dass keine weiteren Erklärungen nötig sind.
Achte deshalb darauf, deine Prompts möglichst konkret und vollständig zu formulieren. Wenn es beispielsweise darum geht, einen Newsletter-Betreff zu formulieren, reicht es nicht, zu sagen «Schreib mir einen Newsletter-Betreff zu Thema X». Du musst festlegen, wie lange der Betreff sein soll, ob Emojis darin vorkommen sollen oder nicht, welche Tonalität der Betreff haben soll und welchen Effekt auf die Leser:innen. Je konkreter deine Beschreibung, desto besser.
Und nicht vergessen: Bevor ein Prompt in die Bibliothek aufgenommen wird, solltest du ihn ein paar Mal testen. Am besten sogar mit verschiedenen KI-Tools und unterschiedlichen Inputs. So stellst du sicher, dass dein Prompt auch wirklich zuverlässig liefert und nicht nur beim ersten Versuch zufällig ein gutes Resultat produziert hat.
Wie pflege ich eine Prompt-Bibliothek?
Eine Prompt-Bibliothek aufzubauen ist die eine Sache, sie am Leben zu erhalten eine ganz andere. Wer schon einmal versucht hat, eine Sammlung von Anleitungen oder ein internes Wiki innerhalb vom Team aufzubauen, weiss: Solche Projekte scheitern selten am Aufbau, sondern fast immer am Dranbleiben.
Damit dir das mit deiner Prompt-Bibliothek nicht passiert, sollte sie immer mindestens eine Person haben, die sich für ihre Pflege verantwortlich fühlt. Ob diese Person die Bibliothek alleine pflegt oder die Verantwortung in regelmässigen Abständen an Teammitglieder weitergibt, bleibt euch überlassen. Wichtig ist nur, dass es eine klar definierte Anlaufstelle gibt.
Plane ausserdem regelmässige Überprüfungen ein, in denen ihr die bestehenden Prompts auf ihre Qualität testet. Denn Claude, ChatGPT und Gemini entwickeln sich ständig weiter und ein Prompt, der vor einem halben Jahr noch hervorragende Resultate geliefert hat, kann heute plötzlich als ungenügend empfunden werden.
Und zu guter Letzt: Gute Prompt-Bibliotheken entstehen selten durch einzelne Personen, sondern durch die Zusammenarbeit eines Teams. Sorge deshalb unbedingt dafür, dass deine Kolleg:innen auf einfachem Weg neue Prompts einreichen oder alte Prompts optimieren können. So profitierst du nicht nur von deinem eigenen Wissen, sondern auch von den Inputs und Erfahrungen aller anderen.
Ein Prompt, zehn gelungene Resultate
Was schätzt du, wie unterschiedlich werden die zehn Kunden-E-Mails deiner Teammitglieder nach der Einführung einer Prompt-Bibliothek sein? Wenn Reto, Deborah, Sheila und Jan alle innert zwei Minuten den passenden Prompt in deiner Bibliothek auffinden, die Beschreibung kurz durchlesen und den Prompt an Claude oder ChatGPT oder sonst eine KI weiterleiten?
Ganz gleich werden die Ergebnisse natürlich nicht sein. Schliesslich liefert eine KI niemals ganz genau dasselbe Resultat, auch wenn du ihr zweimal genau dieselbe Frage stellst. Aber was du stattdessen erhältst, ist sowieso viel besser: Zehn E-Mails, die alle auf ihre Art deinen Kriterien entsprechen. Keine übermässig förmlichen Formulierungen mehr, keine Flut an Ausrufezeichen, sondern genau die warme, aber professionelle Tonalität, die du dir gewünscht hast. In zehn verschiedenen Versionen.
Klingt das nach einem Ziel, das sich für dich lohnt? Dann musst du nur noch anfangen. Such dir die häufigsten KI-Aufgaben in deinem Team heraus, formuliere dafür je einen sauberen Prompt und leg los. Sobald deine Teamkolleginnen und Teamkollegen dann auch noch ihre eigene KI-Expertise miteinbringen, entsteht die Prompt-Bibliothek quasi von selbst. Und ihr seid für jede Situation im Marketingalltag blitzschnell gewappnet.
