Es klingt fast schon einfach, eine Arbeitsstelle zu besetzen: Man publiziert ein Stelleninserat auf einer einzigen Plattform, lädt die erstbesten Bewerber ein zum Gespräch und stellt den Besten darunter ein. Stelle besetzt, Problem gelöst. Doch der Rekrutierungsprozess bringt so einige mehr Baustellen mit sich und unpassende oder unzufriedene Angestellte verursachen neue Vakanzen.
Auf den ersten Blick mag es so aussehen, als fallen die Kosten im Rekrutierungsprozess vor allem bei der Stellenausschreibung an. Auch wenn, je nach Art und Anzahl der Stellenportale, durchaus Kosten im vierstelligen Bereich anfallen können, so verstecken sich hinter der Stellenbesetzung noch diverse Aufwände, die berücksichtigt werden müssen.
Auch wenn der Rekrutierungsprozess eigentlich erst mit der ausgeschriebenen Stelle beginnen, so können sich Kosten je nach Situation bereits Tage, Wochen oder Monate davor zu sammeln beginnen. Eine grosse Variable ist auch die Art der Stellen: Die Besetzung einer Junior Marketing Manager Stelle wird kostengünstiger sein, als die des Head of Marketing.
Die Kosten im Rekrutierungsprozess
Starten wir die Auflistung der Aufwände tatsächlich bei der Stellenausschreibung, so kann es auch hier bereits teuer werden. Während einige Jobportale kostenlose Inserate auf Apps oder in seltenen Fällen auch auf der Webseite anbieten, so kostet das Ausschreiben auf Portalen für einen Monat schnell zwischen CHF 300 und CHF 600. Ist es eine komplexe Stelle und werden Zusatzleistungen gewünscht, wie das Bewerben des Inserates auf Google oder Social Media, das Erwähnen in Newsletters oder das veröffentlichen in Partnerportalen so kann dies für einen Monat über CHF 1’000 kosten.
Auch Social Recruiting ist eine gute Möglichkeit, Marketingfachpersonen zu erreichen. Auch hier gibt es die kostenlose Option, organische Beiträge auf verschiedenen Social Media Kanälen zu publizieren und ein Jobinserat auf LinkedIn zu veröffentlichen. Will man aber mehr Reichweite erlangen, so ist es auch hier nicht gratis, die Beiträge zu bewerben und somit über das eigene Netzwerk hinaus zu pushen.
Wenn die Bewerbungen hereingeflogen kommen
Mit der Ausschreibung der Stelle ist man aber noch weit entfernt von der Besetzung derer. Nun sollten die ersten Bewerbungen im Posteingang landen, je nach Komplexität und Anforderungsprofil der Stelle erhält das Unternehmen mehr oder weniger Unterlagen. Das Prüfen und Aussortieren der Bewerbungsunterlagen kann demnach sehr zeitaufwändig sein. Die Personalkosten dafür müssen ebenfalls in die Rekrutierungskosten miteinberechnet werden.
Im Anschluss folgen Einladungen und Absagen an die Bewerber – erneuter Zeitaufwand, dementsprechend Personalaufwand. Das Bewerbungsgespräch dauert mindestens eine Stunde pro Bewerber und wer sich ein noch besseres Bild des Bewerbers machen will, lädt ihn zu einem Probetag ein. Vielleicht übernimmt das Unternehmen auch die Reisekosten oder das Mittagessen des Probearbeitenden.
Vertrag unterschrieben – das wars?
Ist der scheinbar passende Bewerber gefunden, so gibt es den administrativen Aufwand für das Aufsetzen des Vertrages, die Anpassung in der Lohnbuchhaltung und die Anmeldung bei den Sozialversicherungsinstituten. Folgt der erste Arbeitstag des neuen Angestellten, so kann aber auch hier noch nicht fertig abgerechnet werden.
Für die Einarbeitung eines Mitarbeitenden – natürlich ist auch dies wieder abhängig von der Position – müssen mehrere Tage, Wochen oder Monate einberechnet werden. Während dieser Zeit können die Mitarbeitenden, die sich um die Einarbeitung kümmern, ihren eigentlichen Aufgaben nicht mit vollem Einsatz nachkommen. Aufträge können so länger in Bearbeitung sein und es kann einen Moment dauern, bis sich die Arbeitsleistung des Teams mit dem Neuzugang steigert.
Die helfende Hand
Hat das eigene Büro nicht genügend Kapazität oder Know-how, um die Rekrutierung durchzuführen, so können auch externe Recruiter oder Agenturen angestellt werden. So können zwar interne Personalkosten gespart werden, jedoch ist das Beauftragen einer externen Person oder eines externen Unternehmens wiederum kostenaufwändig.
Wird der gesamte Bewerbungsprozess intern gehandhabt, so kann es hilfreich sein, ein Bewerbungstool zu haben, welches beim Managen der Dossiers und Daten zur Seite steht. Auch diese Tools müssen budgetiert werden in den Rekrutierungskosten.
Ist Geiz geil?
Wird man sich all dieser Kosten im Rekrutierungsprozess bewusst, so mag man sich wundern, ob man nicht besser Einsparungen bei der Rekrutierung vornimmt. Auch bei Jobinseraten, die einzig auf einer App zu finden sind, werden einige Bewerber darauf aufmerksam und stellen sich beim Unternehmen vor. Und anstatt ein Gespräch und einen Probetag inklusiv Mittagessen zu organisieren, kann der Kandidat am Morgen vorbeikommen und gleich einige Tasks erledigen.
Doch auch wenn bei Bewerbungen grundsätzlich Qualität über Quantität gilt, so hilft dieses Motto nichts, wenn sich nur wenige, nicht passende Bewerber melden. Wird dann, aufgrund fehlender Optionen oder möglichen Einsparungen beim Lohn nur der zweitbeste Kandidat gewählt, so kann es noch teurer werden für das Unternehmen.
Die Ursachen und Folgen einer Fehlbesetzung
Wird eine Stelle von einer Person besetzt, die das Unternehmen nach wenigen Monaten bereits wieder verlässt, da sie über- oder unterqualifiziert war oder auch einfach nicht in das Unternehmen gepasst hat, so geht der Rekrutierungsprozess von vorne los. Nicht nur muss die Stelle erneut besetzt werden, sondern es geht auch eine Arbeitskraft und aufgebautes Know-how verloren. Alle Kosten der Stellenausschreibung und der Aufwand der Gespräche muss erneut auf sich genommen werden.
Eine Fehlbesetzung kann vorkommen, wenn die Verantwortlichen im Bewerbungsprozess die Bewerbenden zu wenig auf Herz und Niere prüfen oder auch wenn zu viel Druck des Unternehmens da ist, die Stelle möglichst schnell zu besetzen. Ohne einen Probetag kennt das Team den Bewerber nicht und kann keine Inputs dazu geben, ob es auch auf einer persönlichen Ebene passt. Mit mehreren Gesprächen kann zudem besser herausgefunden werden, ob der Bewerber die Fähigkeiten und den Enthusiasmus für die Stelle besitzt.
Während der Rekrutierungsprozess selbst je nach dem mehrere Tausend Franken kosten kann, so muss bei einer Fehlbesetzung auch der ausbezahlte Lohn, die fehlende Arbeitsleistung nach der Kündigung und auch allfälliges Interimspersonal miteinkalkuliert werden. So können die Kosten aufgrund der Fehlbesetzung der Stelle 50% des Jahreslohns ebendieser Person betragen, oder bis zu doppelt oder dreifach so hoch ausfallen beispielsweise bei Managementstellen.
Schlechte Laune vorprogrammiert
Nicht nur mit finanziellen Einbussen muss gerechnet werden bei einer Fehlbesetzung, auch das Betriebsklima kann unter dem ständigen Personalwechsel leiden. Die Mitarbeitenden können sich aussenvorgelassen fühlen, wenn sie die Bewerber nie zu Gesicht bekommen. Wenn sie den Neuangestellten dann einen Monat lang einarbeiten, nur dass dieser im Anschluss kündigt, so fühlt es sich nach verschwendeter Zeit an.
Das Gemüt der Mitarbeitenden kann darunter leiden, wenn neue Angestellte nicht ins Team passen und noch während der Probezeit kündigen. Die Ex-Angestellten lassen ihrem Frust auch gerne freien Lauf auf Bewertungsplattformen und Social Media oder raten ihrem Umfeld davon ab, sich bei diesem Unternehmen zu bewerben. Dies kann der Reputation des Unternehmens erheblich schaden und die Neubesetzung der Stelle zusätzlich erschweren.
Worauf Arbeitgeber achten sollten
Gerade weil Fehlbesetzungen, vor allem in Management Positionen, solch hohe Kosten mit sich bringen, lohnt es sich, beim Rekrutierungsprozess keine allzu grossen Einsparungen zu machen. Ein Verteilen des Stelleninserates auf verschiedenen Plattformen und Kanälen sichert den Eingang von mehreren Bewerbungen, sodass man aus den Besten eine Wahl treffen kann. Mit einem ausführlichen Bewerbungsgespräch und einem Probetag können die Fähigkeiten des Bewerbers unter die Lupe genommen werden und das Team kann sich bereits einen ersten Eindruck zur Person machen.
Sollte es doch dazu kommen, dass das Arbeitsverhältnis aufgelöst wird, so ist eine transparente interne Kommunikation zentral. Wird mit dem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlassen wird, wie auch mit dem Team besprochen, wie die Lage ist und was getan wird, so können negative Gefühle im Rahmen gehalten werden. Finanziell macht das auf den ersten Blick keinen grossen Unterschied, jedoch wird so die Reputation des Unternehmens eher weniger angekratzt von unzufriedenen (Ex-)Mitarbeitenden.
