Automatisierung ist ein Zeichen der Zeit, optimiert Prozesse und steigert die Effizienz. Für die Einführung von KI in deinem Unternehmen gibt es viele gute Gründe. Das sehen aber in der Regel nicht alle Mitarbeiter:innen so. Gegen Ängste und Skepsis hilft nur ein fundiertes Change Management.
Die meisten Mitarbeiter:innen rufen nicht auf Anhieb Juchhuh, wenn es im Unternehmen grundlegende Neuerungen gibt. Das liegt in der Natur des Menschen. Die künstliche Intelligenz mit ihren zahlreichen Automatisierungsmöglichkeiten ist aktuell in aller Munde und in sämtlichen Medien präsent. Die Berichte sind bei Weitem nicht immer positiv. Es herrscht eine grosse Skepsis gegenüber den neuen Technologien vor, die sich bis hin zu echten Ängsten auswachsen kann. Damit die Vorbehalte unter deinen Mitarbeiter:innen erst gar nicht so weit fortschreiten können, solltest du diese von Anfang an im Change-Prozess mitnehmen.
Menschen, die sich beteiligt fühlen, entwickeln keine so grossen Ängste, als wenn sie aussen vor gelassen werden. Werden Automatisierungsprozesse hingegen von oben herab durchgezogen, bekommen viele Betroffene das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren. Und das macht wohl jedem Menschen Angst. Muss aber gar nicht sein. Eine durchdachte Change-Management-Strategie bezieht alle mit ein und gibt der gesamten Belegschaft das Gefühl eines gemeinsamen Projekts.
Verständnis für Skepsis und Ängste ist angesagt
Denn es ist nun mal eine Tatsache, dass künstliche Intelligenz die Arbeitswelten verändert. Wenn deine Mitarbeiter:innen nicht von vornherein wissen, wie sich ihr berufliches Umfeld wandeln wird, kann ihnen das Angst machen. Hat die Führungsebene dafür Verständnis und hilft mit Erklärungen, entspannt sich die Situation sehr schnell. Denn nichts ist für die Betroffenen schlimmer, als im Unklaren gelassen zu werden.
Aus den Medien wissen sie, dass KI disruptive Veränderungen mit sich bringen kann. Sowohl im negativen als auch im positiven Sinne. Herrscht Unsicherheit darüber, was passieren wird, können sich Ängste schüren, indem Gerüchte aufkommen. Dem kannst du durch eingehende Information deiner Mitarbeiter:innen vorbauen. Es nützt gar nichts, die Folgen der Automatisierung herunterzuspielen. Die sind längst wissenschaftlich bewiesen. Stelle also die positiven Veränderungen und Arbeitserleichterungen in den Fokus.
Das amerikanische MIT Massachusetts Institute of Technology hat im März 2023 eine Studie zu den Auswirkungen der KI auf die Arbeitswelt veröffentlicht. Die Wissenschaftler haben herausgefunden, dass zum Zeitpunkt der Untersuchung in den USA schon rund 80 Prozent der Arbeitnehmer:innen mit mindestens 10 Prozent ihrer Aufgaben von der Einführung künstlicher Intelligenz betroffen waren. Das wirksamste positive Potenzial für die Arbeitswelt sehen die Forscher in grossen Sprachmodellen (LLMs). Bei 47 bis 56 Prozent aller Aufgaben konstatieren sie eine Möglichkeit der Prozessbeschleunigung ohne jegliche Qualitätsbeeinträchtigung.
Und genau hier liegt auch die Chance eines gelingenden Change Managements. Führe deinen Mitarbeitern vor Augen, wo die positiven Auswirkungen der bevorstehenden Veränderungen für sie liegen werden. Wer sich auf Arbeitserleichterungen freuen darf, verliert seine Ängste ziemlich schnell.
Change-Management-Prozesse und die praktische Umsetzung
Erfahrene Change Manager:innen kennen fünf verschiedene Reaktionstypen auf Veränderungsprozesse.
- Teils offene, teils heimliche Gegner:innen nennt man ‚Untergrundkämpfer:innen‘
- Skeptiker:innen und Bremser:innen
- Neutrale Mitarbeiter:innen bezeichnet man als ‚Unentschlossene‘
- Abwartende Mitarbeiter:innne, die aber grundlegend zustimmend eingestellt sind
- Aktive Befürworter:innnen nennt man ‚Treiber:innen‘
In der Vorbereitungsphase solltest du die unter 4. und 5. aufgeführten Mitarbeiter:innen identifizieren und dir unter ihnen Verbündete suchen. Mit ihrer Hilfe schaffst du es, Gerüchten vorzubeugen.
Andere Veränderungsmanager:innen teilen Belegschaften in drei Gruppen auf:
- 20 Prozent begeistert Mitmachende
- 60 Prozent zögerlich Zurückhaltende
- 20 Prozent beharrliche Neinsager:innen
Wie auch immer du deine Mitarbeiter:innen unterteilst, such dir tatkräftige Mitmacher:innen aus, die den Prozess unterstützen wollen.
Mit dieser Unterstützung kannst du die weiteren Prozessschritte angehen:
Ist-Situation
Ermittle den Status quo deines Unternehmens. Gibt es bereits Automatisierung, wenn ja, wie kann das Bestehende in künftige Optimierungen eingebunden werden? An welcher Stelle besteht der dringendste Handlungsbedarf? Der Ist-Zustand soll dem angestrebten Soll-Zustand gegenüber gestellt werden, damit die Planungsphase beginnen kann.
Zielsetzung und Planung
Der Planungsphase geht die Zielsetzung voraus. Zur Automatisierungsstrategie kommen die Festlegung eines zeitlichen Rahmens, die Budgetplanung, die Kommunikationsstruktur und die Konzeption von Schulungsmassnahmen.
Unternehmenskultur
Analysiere die Organisation deines Unternehmens auf etwaige Störfaktoren. Gibt es Hindernisse innerhalb der Unternehmenskultur, die deinem Automatisierungsvorhaben im Wege stehen könnten?
Praktische Umsetzung
Nach den vorbereitenden Analysen und Planungen folgt schliesslich die Umsetzung in die Unternehmenspraxis. An diesem Punkt des Change-Prozesses spielt neben der Einführung künstlicher Intelligenz auch die HR-Abteilung eine entscheidende Rolle. Neben der Einbindung von Mitarbeiter:innen gehört ein Führungskräfte-Coaching zum Ablauf. Darüber hinaus sind Teambuilding und Konfliktregie wichtige Aufgaben des Change Managements.
Reporting
Nachdem der gesamte Prozess abgeschlossen ist, steht eine Erfolgsmessung an. Wurden die Ziele der Automatisierung erreicht? Sind alle Mitarbeiter:innen und Führungspersonen den Weg mitgegangen? Wie gut haben sich die KI-Anwendungen in die Arbeitsabläufe integriert? Frühzeitiges Reporting offenbart Stellen, an denen der Change Prozess nicht reibungslos funktioniert hat. Und Möglichkeiten zur Intervention.
Warum überhaupt Automatisierung?
Manch einer denkt auch heute noch beim Stichwort Automatisierung an Fliessbänder in der Produktion. Aber künstliche Intelligenz kann viel mehr. Auch im Marketing kannst du damit deine Prozesse optimieren und effizienter gestalten.
- Kund:innen besser verstehen
- Customer Experience optimieren
- Automatische Leadqualifizierung
- Perfektes Datenmanagement
- Monitoring und Reporting
- Steigerung der Conversion Rate
- Effiziente Ressourcennutzung
Die Marketing-Ziele bei der Einführung von Automatisierungsmechanismen können sehr vielfältig sein:
- Mehr Leads generieren
- Customer Journey optimieren
- Mailings personalisiert durchführen
- Content Management verbessern
- Datenanalysen perfektionieren
- ROI der Marketing-Investitionen steigern
- Zeit sparen
- Brand Awareness und Reichweite erhöhen
- Marketing-Budget optimaler nutzen
- Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb optimieren
Anwendungsbereiche von Marketing-Automatisierung:
| E-Mail-Marketing | Personalisieren von Mailings Automatisches Versenden von Outbound-Mails Automatisierte Antworten |
| Online-Marketing | Landing Pages und Formulare erstellen A/B Testing Tools SEO |
| Lead Management | Lead Scoring Lead Nurturing Tracking des Online-Verhaltens |
| Kampagnen | Event Marketing Termin-Management |
| Reporting | Web-Analyse ROI-Analyse Umsatzanalyse SEO-Analyse Keyword-Analyse |
Automatisierung ist heutzutage aus kaum einem Arbeitsbereich mehr wegzudenken. Ob man dabei an Produktionsroboter denkt oder die KI-Mechanismen einer CRM-Software, die neue Technologie hat überall Einzug gehalten. Wer dieser Entwicklung hinterherhinkt, könnte es bald schwer haben, mit der Konkurrenz mitzuhalten. Wer sich hingegen innovativ zeigt und die Automatisierungsmöglichkeiten intelligent einsetzt, kann daraus einen echten Wettbewerbsvorteil generieren. Je reibungsloser die Integration gelingt, desto eher wird sich dieser in bare Münze umsetzen lassen. Fundiertes Change Management ist also das ideale Pendant zum Automatisierungsprozess an sich.
Den Automatisierungsprozess erfolgreich durchführen
Das scheint gar nicht so einfach zu sein, wie Anand Narasimhan, Professor für Global Leadership an der Wirtschaftshochschule IMD in Lausanne, im Harvard Business Manager schreibt. Er konstatiert, dass drei Viertel aller Change-Projekte scheitern. Weniger an der praktischen Umsetzung als an Fehleinschätzungen im Vorfeld, meint er. Zudem unterstreicht Narasimhan, dass der persönliche Kontakt zu den Mitarbeiter:innen ein besonders wichtiger Aspekt im Change Management ist.
Fazit
Automatisierung ist Herausforderung und Chance zugleich. Künstliche Intelligenz kann dir die Arbeit erleichtern und deine Prozesse effizienter gestalten. Ein Wettbewerbsvorteil, auf den du nicht verzichten solltest. Weil ihn sonst deine Konkurrenten für sich entdecken könnten. Nutze also die Chancen, die ein Automatisierungsprozess für dein Unternehmen birgt. Und nehme die Herausforderungen mit einem fundierten Change Management an. Denn die Einführung neuer Tools bringt nicht nur technologische Challenges mit sich. Auch die Sorgen und Ängste deiner Mitarbeiter:innen musst du dabei berücksichtigen. Der Prozess kann nur dann reibungslos ablaufen, wenn alle den Weg mitgehen.
Das Zauberwort heisst in diesem Zusammenhang Information. Sag deinen Mitarbeiter:innen, was du planst und zeige ihnen die Vorteile auf. Wenn sie wissen, was auf ihre Abteilung zukommt, mildert das bereits die Angst vor der Veränderung. Menschen haben von Natur aus Mühe mit dem Wandel. Mach es deinen Mitarbeiter:innen leichter, indem du sie am Prozess beteiligst und die Auswirkungen positiv darstellst. So wird der Change-Prozess am Ende zum gemeinsamen Projekt der gesamten Belegschaft.
