Meetings gehören zum Unternehmensalltag dazu. Mitarbeiter*innen empfinden die stundenlangen Besprechungen nicht selten als unproduktive Zeitfresser und würden lieber verzichten – Du etwa auch? In diesem Beitrag wollen wir Dir einige Tipps vorstellen, mit denen Du Meetings effizienter und ergebnisorientierter gestalten kannst.
Meetings haben bei vielen einen schlechten Ruf, obwohl sie eine wertvolle Ressource der Kommunikation und Entscheidungsfindung für Unternehmen sind. Welche Probleme damit zusammenhängen und was Du selbst dagegen tun kannst, erfährst Du hier.
Inhaltsverzeichnis
Unproduktive Meetings: Wo liegt das Problem?
Hört man sich die Kritik zu Meetings einmal an, stösst man immer wieder auf die gleichen Punkte: Sie dauern zu lange, führen selten zu konkreten Ergebnissen und halten die Mitarbeiter*innen von ihrer eigentlichen Arbeit ab. Dabei sind Meetings unverzichtbarer Bestandteil in der internen Kommunikation von Unternehmen – das wollen wir hier auch keinesfalls infrage stellen. Trotzdem mangelt es oftmals an der richtigen Planung und einer zielorientierten Durchführung. Das Ergebnis sind unkoordinierte Besprechungen, die mehrere Stunden des Arbeitstags aller Beteiligten in Anspruch nehmen.
Warst Du in der Vergangenheit auch von den unproduktiven Sitzungen im Konferenzraum gefrustet und willst jetzt selbst etwas verändern, können wir Dir mit diesem Beitrag vielleicht weiterhelfen: Es gibt nämlich ganz konkrete Massnahmen, die Meetings vor dem Totalausfall bewahren können. Hier also unsere Top-9-Tipps!
Tipp 1: Nur sinnvolle Meetings abhalten
Ein Meeting sollte nicht abgehalten werden, weil Montag um 11 Uhr nun mal die festgelegte Zeit dafür ist. Du solltest Dir vor der Ankündigung eines Meetings überlegen, ob Du das Ziel nicht mit geringerem Aufwand erreichen kannst. Vielleicht genügt schon eine interne Rundmail, in der Du kurz über eine aktuelle Angelegenheit informierst. Oder Du veranlasst ein Vieraugengespräch oder eine Besprechung im kleinen Kreis in Deinem Büro. Ein intensives, halbstündiges Gespräch ist oftmals zielführender als ein stundenlanges Meeting in grosser Runde.
Tipp 2: Nur relevante Personen einladen
Auch bei Meetings ist weniger oft mehr – und das bezieht sich vor allem auf die teilnehmenden Personen. Bedenke dabei: Meetings sind teuer, da die Teilnehmer*innen in diesem Zeitraum nicht ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen können. Deshalb sollte bei jeder einzelnen Person klar sein, warum sie dabei ist und welche Rolle sie für das zu besprechende Thema spielt.
Hinzukommt: Je grösser die Gruppe, desto unkoordinierter das Meeting. Die Meinung der relevanten Personen tritt dadurch in den Hintergrund, da auch Mitarbeiter*innen ihre Ansichten äussern wollen, die mit der Thematik wenig zu tun haben oder denen die entsprechende Expertise fehlt.
Fakt ist: Die meisten Mitarbeiter*innen freuen sich sogar, wenn sie nicht an Meetings teilnehmen müssen, zu denen sie ohnehin nichts beitragen können. Musstest Du auch schon öfters Deine Zeit dort absitzen, kannst Du das sicher nachvollziehen!
Tipp 3: Agenda festlegen
Jedes Meeting profitiert von einem gewissen Mass an Spontanität. Trotzdem sollte eine genaue Agenda vorliegen, die im Meeting abgearbeitet wird. Hier legst Du die Themen fest, die besprochen werden und bestimmst die Prioritäten der jeweiligen Inhalte.
Tipp 4: Inhalte ankündigen
Auch wenn Ablauf und Agenda des Meetings noch nicht zu 100 Prozent stehen, solltest Du die teilnehmenden Mitarbeiter*innen im Vorfeld (und mit etwas Vorlauf) über die zu besprechenden Inhalte informieren. Die Kolleg*innen brauchen nämlich Zeit, um sich auf die Themen vorzubereiten.
Der Hintergrund: Unvorbereitete Meetings verlaufen unkoordinierter und weniger zielführend. Auch die Entscheidungsfähigkeit der Gruppe sinkt, wenn die Teilnehmer*innen sich im Vorfeld nicht in Ruhe mit den Inhalten auseinandersetzen konnten. Gibt es Unterlagen, die wichtig für das Meeting sind, solltest Du diese den Teilnehmer*innen vorher zukommen lassen.
Tipp 5: Eine Moderation festlegen
Eine Moderation im Meeting sorgt für einen strukturierten Ablauf. Der/die Moderator*in erteilt das Rederecht, hält Zwischenergebnisse fest und bewahrt den inhaltlichen roten Faden während der Diskussion. So wird sichergestellt, dass am Ende konkrete Ergebnisse vorliegen und kein Chaos ausbricht.
Tipp 6: Regeln aufstellen
Meetings leiden häufig an einem unausgewogenen Redeanteil. Dabei bestimmen einige wenige Wortführer die Richtung des Meetings, während ein Grossteil der Gruppe schweigt oder nur wenig redet. Dabei geht es auch häufig um die Demonstration von Macht, obwohl inhaltlich nur wenig beigetragen wird.
Ist es jedoch das Ziel, gemeinsam Themen zu besprechen und Entscheidungen zu treffen, solltest Du Spielregeln für die Diskussion aufstellen, die ein solches Gruppenverhalten verhindern. Um auch die Meinung introvertierterer Personen, die sich wenig an der Diskussion beteiligen, einzuholen, bieten sich z. B. Abstimmungen und gezielte Fragen an einzelne Teilnehmer*innen an.
Tipp 7: Gemeinsames Ergebnisprotokoll
Oftmals wird es schon als positiv bewertet, wenn sich die einzelnen Teilnehmer*innen eines Meetings ihre eigenen Notizen machen. Das Problem dabei: Jeder betrachtet andere Aspekte als wichtig und so können die festgehaltenen Ergebnisse unter den Teilnehmer*innen stark variieren.
Besser ist ein gemeinsames digitales Protokoll, bei dem schon während des Meetings einzelne Schritte und Ergebnisse festgehalten werden. So sorgst Du für einen besseren inhaltlichen Überblick während des Meetings und stellst sicher, dass ein einheitliches Ergebnis aus der Besprechung resultiert, auf das man später zurückgreifen kann. Im Anschluss erhalten alle Teilnehmer*innen die Protokoll-Datei.
Tipp 8: Ein klares Zeitfenster bestimmen
Stundenlange Meetings können eine Qual sein. Dass die Besprechung zu spät beginnt, ständig verschoben wird und den Zeitplan aller Mitarbeiter*innen auf den Kopf stellt aber auch. Ein klar definiertes Zeitfenster gibt allen Beteiligten Planungssicherheit und verhindert, dass schon im Vorfeld Stress entsteht.
Eine fixe Zeit, zu der das Meeting beendet sein muss, trägt ausserdem dazu bei, dass die Besprechung fokussierter abläuft und weniger getrödelt wird. Zwar soll keine Hektik ausbrechen, doch spornt ein definierter Zeitraum für das Meeting dazu an, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Ergebnisse zu liefern.
Tipp 9: Meetings evaluieren und verbessern
Alle vorgestellten Tipps helfen Dir nur, wenn Du sie richtig umsetzt und die Meetings im Anschluss nach deren Erfolg bewertest, wie du dies auch bei Marketing-Massnahmen tun würdest. Waren die richtigen Personen eingeladen? Hat sich jeder gut eingebracht? War die Dauer des Meetings angemessen? Welche Ergebnisse lagen am Ende vor? Neben Deiner eigenen Einschätzung hilft Dir auch das Feedback Deiner Mitarbeiter*innen, die vielleicht an einigen Stellen Verbesserungspotenzial erkennen, welches Du übersehen hast.
Auch Dein Unternehmen profitiert von produktiven Meetings
Indem Du bereits etablierte Vorgänge unproduktiver Meetings infrage stellst, wirst Du schnell Verbesserungspotenzial finden. Meetings müssen weder immer zur selben Zeit noch jedes Mal vor versammelter Mannschaft abgehalten werden. Manchmal genügt auch eine E-Mail – Deine Mitarbeiter*innen werden es Dir danken. Mit einer ausreichenden Planung, nur den relevanten Teilnehmer*innen und ein paar Tricks bei der Umsetzung wird auch Dein nächstes Meeting zum Erfolg!
