Firmenveranstaltungen sind eine tolle Gelegenheit, um das Team zu stärken, die Mitarbeiter zu motivieren und die Unternehmenskultur zu pflegen. Ob es sich um eine Weihnachtsfeier, einen Betriebsausflug oder ein Sommerfest handelt, jede Veranstaltung sollte mit Sorgfalt geplant und durchgeführt werden, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen und die Zufriedenheit der Teilnehmer zu gewährleisten.
Doch wie kann man eine Firmenveranstaltung besonders schön gestalten? Welche Faktoren sind wichtig, um ein unvergessliches Event zu schaffen? Und wie kann man sich die Arbeit erleichtern, indem man ein Management-Tool nutzt?
In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Firmenveranstaltung zu einem Highlight machst, das noch lange in Erinnerung bleibt. Wir geben dir Tipps für die Planung, die Durchführung und die Nachbereitung deiner Veranstaltung und zeigen dir, wie du bei der Organisation Zeit und Nerven sparst.
Die Planung: Das A und O einer erfolgreichen Firmenveranstaltung
Die Planung ist das Herzstück jeder Firmenveranstaltung. Hier legst du den Grundstein für den Erfolg oder Misserfolg deines Events. Um eine gelungene Planung zu gewährleisten, solltest du folgende Schritte beachten:
- Definiere das Ziel deiner Veranstaltung. Was möchtest du erreichen? Willst du das Team zusammenbringen, die Mitarbeiter belohnen oder die Kunden binden? Je nach Ziel solltest du das Format, den Inhalt und den Stil deiner Veranstaltung anpassen.
- Bestimme das Budget deiner Veranstaltung. Wie viel Geld kannst du ausgeben? Welche Kosten fallen an? Wie kannst du Kosten sparen oder einplanen? Ein realistisches Budget hilft dir, deine Möglichkeiten abzuwägen und Prioritäten zu setzen.
- Wähle den Termin und den Ort deiner Veranstaltung. Wann und wo soll deine Veranstaltung stattfinden? Wie viele Teilnehmer erwartest du? Welche Anforderungen hast du an die Location? Der Termin und der Ort sollten möglichst frühzeitig festgelegt werden, um Verfügbarkeiten zu sichern und Einladungen zu verschicken.
- Erstelle einen Zeitplan und eine Checkliste für deine Veranstaltung. Was musst du wann erledigen? Welche Aufgaben kannst du delegieren oder outsourcen? Welche Ressourcen brauchst du? Ein Zeitplan und eine Checkliste helfen dir, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen.
- Nutze ein Management-Tool. Eine Firmenveranstaltung mit TravelPerk planen ist viel einfacher als ohne Management-Tool. Wie kannst du deine Planung vereinfachen und optimieren? Wie kannst du Buchungen, Zahlungen und Rechnungen verwalten? Wie kannst du Änderungen oder Stornierungen flexibel handhaben? TravelPerk bietet dir eine All-in-One-Lösung für deine Firmenveranstaltung und spart somit Zeit und Nerven.
Die Durchführung: Das Herz eines Firmenevents
Die Durchführung ist der spannendste Teil jeder Firmenveranstaltung. Hier kommt es darauf an, dass alles reibungslos läuft, dass die Teilnehmer zufrieden sind und dass der Spass nicht zu kurz kommt. Damit das eigentliche Event zum Erfolg wird, solltest du diese Punkte nicht vergessen:
- Bereite dich gut vor. Hast du alles dabei, was du brauchst? Sind alle technischen Geräte funktionsfähig? Gibt es einen Notfallplan? Eine gute Vorbereitung gibt dir Sicherheit und vermeidet Stress.
- Kommuniziere klar und freundlich. Informierst du die Teilnehmer über den Ablauf der Veranstaltung? Begrüsst du sie persönlich und bedankst dich für ihr Kommen? Gehst du auf Fragen oder Wünsche ein? Eine klare und freundliche Kommunikation schafft Vertrauen und Sympathie.
- Gestalte deine Veranstaltung abwechslungsreich und interaktiv. Bietest du verschiedene Inhalte und Formate an? Förderst du die Interaktion und die Partizipation der Teilnehmer? Schaffst du eine angenehme Atmosphäre und eine positive Stimmung? Eine abwechslungsreiche und interaktive Veranstaltung sorgt für Spannung und Spass.
Die Nachbereitung: Das i-Tüpfelchen
Die Nachbereitung ist der letzte Schritt bei Firmenevents. Hier kannst du den Erfolg deiner Veranstaltung auswerten, die Erinnerungen festhalten und die entstandenen Beziehungen pflegen. Folgendes solltest du im Nachhinein tun:
- Erstelle einen Bericht über deine Veranstaltung. Was hast du erreicht? Was hat gut funktioniert? Was kann verbessert werden? Ein Bericht über deine Veranstaltung hilft dir, deine Leistung zu bewerten und zu dokumentieren.
- Bedanke dich bei allen Beteiligten. Hast du dich bei den Teilnehmern, den Referenten, den Partnern und den Helfern bedankt? Hast du ihnen ein Feedback oder ein Geschenk gegeben? Ein Dankeschön an alle Beteiligten zeigt deine Wertschätzung und stärkt die Bindung.
- Teile die Highlights deiner Veranstaltung. Hast du Fotos oder Videos von deiner Veranstaltung gemacht? Hast du sie mit den Teilnehmern geteilt? Hast du sie auf deiner Website oder in den sozialen Medien veröffentlicht? Das Teilen der Highlights deiner Veranstaltung hält die Erinnerungen lebendig und erhöht die Sichtbarkeit.
- Nutze auch hier ein Management-Tool. Wie kannst du deine Nachbereitung vereinfachen und optimieren? Wie kannst du Daten analysieren und vergleichen? Ein Management-Tool wie TravelPerk bietet dir auch nach deiner Veranstaltung eine Reihe von Vorteilen. Mit einem Management-Tool kannst du beispielsweise Rechnungen und Belege automatisch erfassen und speichern, ohne Papierkram oder manuelle Eingaben.
Wichtig: Firmenevents sollten nicht 08/15 sein
Bei all dem Aufwand, den du in die Planung, Durchführung und Nachbereitung deines Firmenevents steckst, solltest du vorher unbedingt sicherstellen, dass es eines nicht wird: nämlich 08/15! Auch mit wenig Geld lässt sich ein schönes Event organisieren.
Du selbst kennst deine Mitarbeiter am besten. Statt sich auf generische Aktivitäten zu beschränken, sollte man die Interessen und Vorlieben der Mitarbeiter berücksichtigen. Dies könnte bedeuten, dass ein Team von begeisterten Kochliebhabern an einem gemeinsamen Kochkurs teilnimmt oder dass Outdoor-Enthusiasten ein aufregendes Abenteuerwochenende miteinander verbringen. Durch die Individualisierung der Veranstaltung wird die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter gesteigert.
Natürlich solltest du dabei darauf achten, dass das Firmenevent zu deiner Unternehmenskultur passt. Wenn du ein innovatives Start-up leitest, kannst du vielleicht etwas Kreatives und Ungewöhnliches ausprobieren, wie zum Beispiel einen Escape Room oder eine Schnitzeljagd durch die Stadt. Wenn du hingegen ein traditionelles Unternehmen mit eher älteren Mitarbeitern führst, kannst du eher auf klassische Optionen wie eine Weinprobe oder eine Stadtführung zurückgreifen.
Egal für welche Art von Firmenevent du dich entscheidest, wichtig ist, dass du deine Mitarbeiter einbeziehst und ihnen Wertschätzung zeigst. Lass sie bei der Planung mitreden, frage sie nach ihren Wünschen und Erwartungen und gehe auf ihr Feedback ein. Auch Aktionen ausserhalb von Events, wie die von Brewdog, können die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
Fazit: Mit sorgfältiger Vor- und Nachbereitung wird deine Firmenveranstaltung ein voller Erfolg
Firmenveranstaltungen sind eine wichtige Investition in dein Unternehmen, dein Team und deine Kunden. Sie erfordern jedoch viel Planung, Organisation und Koordination, die oft viel Zeit, Geld und Nerven kosten. Mit einem Management-Tool kannst du dir diese Arbeit erleichtern. Das Wichtigste bei allen Firmenveranstaltungen – ganz gleich ob Betriebsausflug, Teamevent, Sommerfest oder Weihnachtsfeier – ist aber, dass sie allen Beteiligten Freude machen. Nichts ist schlimmer als ein Event, bei dem die Gäste genervt auf die Uhr schauen und nur aus Pflichtbewusstsein da sind.
