Immer wieder werden wir gefragt, wie Digitale Transformation und Change-Management am besten angegangen wird.
Daher habe ich auf Basis unserer Erfahrungen der letzten Jahre zusammengefasst, wie aus unserer Sicht eine erfolgreiche Digitalisierung idealerweise umgesetzt wird:
Step 1: Analyse des Status Quo im Unternehmen
Im ersten Schritt beginnt man mit einer umfangreichen Analyse. Es gibt unterschiedliche Ansätze – angefangen von Digital Readiness Analysen über Mitarbeiterbefragungen im Rahmen eines Digital-Checks.
Hierbei hat sich vor allem folgender Ablauf bewährt:
Der Blick von außen:
- Wo steht das Unternehmen?
- Welche digitalen Touchpoints werden genutzt?
- Welche Technologien werden verwendet?
- Welche Ergebnisse werden hierbei erzielt?
- Wie sehen die Prozesse hierzu aus?
Der Blick von innen:
- Wo stehen die Mitarbeiter?
- Welche Ideen haben die Mitarbeiter bereits im Bezug auf digitale Themen?
- Welches digital Know-How haben die Mitarbeiter bereits?
- In welchen Bereichen sind Schulungen gewünscht bzw. erforderlich?
- Was würden sie darüber hinaus benötigen, um die zukünftigen Aufgaben bewältigen zu können?
Step 2: Definition der Zielsetzungen
Sicherlich stimmen Sie mir zu, dass gut formulierte Zielsetzungen elementar für jedes erfolgreiche Projekt sind. So einleuchtend das auch ist, so selten erleben wir in der Praxis, dass Unternehmen ihre Ziele tatsächlich auch klar formuliert haben.
Häufig beginnen unsere Projekte, dass Kunden sich wünschen, “digitaler zu werden”. Digitalisierung ist aber per se kein Ziel. Daher starten wir häufig damit, für Unternehmen das WHY, HOW und WHAT zu formulieren sowie den USP des Unternehmens.
Die Kernfrage ist: Wo soll das Unternehmen sich hinentwickeln? Geht es lediglich um eine reine Effizienzsteigerung und um den Einsatz von Technologien zur Prozessoptimierung? Oder geht es vielmehr um eine ganzheitliche Digitalisierung, um Change-Management und um die Gestaltung einer zukunftsfähigen Organisation?
Erst wenn Unternehmer diese Fragen beantworten, kann man auch definieren, wie Digitalisierung auf die Unternehmensziele und KPIs einzahlen und welchen Beitrag Digitalisierung leisten kann.
Step 3: Entwicklung der Strategie und Handlungsempfehlungen
In der Digitalstrategie sollte man konkret definieren, welche Themen das Unternehmen warum, wann und wie mit wem angehen sollte.
Man zeigt auf, wie der Markt generell agiert, wie Benchmarks aussehen (auch bzw. vor allem außerhalb der eigenen Branche). Wer sind potentielle Konkurrenten? Sind es die klassischen Mitbewerber oder sind es womöglich auch bzw. vor allem Start-Ups oder die GAFAs? Wie würde ein Start-Up agieren?
Man priorisiert die Themen, zeigt auf, wie und mit welchen Mitteln die Themen bearbeitet werden können. Zudem erstellt man eine ideales Set-Up der Unternehmensstruktur, Prozesse und Dienstleistern.
Neben der Strategieentwicklung geht es auch darum, konkrete kurz-, mittel- und langfristige Projekte zu definieren – von den “Low Hanging Fruits” zu den strategisch in die Zukunft ausgerichteten Projekten.
Man legt dar, in welchen Schritten der Idealzustand erreicht werden kann und formuliert hierzu konkrete Handlungsempfehlungen.
Step 4: Implementierung und Implementierungsbegleitung
Dieser Teil der Digitalen Transformation ist nach unserer Einschätzung der kritischste Teil. Bei der Umsetzung der Strategie und Handlungsempfehlungen müssen eine Roadmap, Milestones und vor allem klare Verantwortlichkeiten definiert werden. Im Idealfall wird das Unternehmen während der Implementierung professionell begleitet. Auch über die Implementierungsphase hinaus. Häufig erleben wir jedoch Unternehmen, die bereits nach Vorstellung der Strategie und Vorgehensweise alles allein umsetzen möchten.
Digitalisierung endet nicht mit einer schönen Strategie oder mit erfolgreichem Abschluss der Implementierung, sondern sie beginnt dann erst!
Es gibt hier zwei Beispiele, die ich hier gern heranziehe:
- Niemand kann bereits nach der theoretischen Prüfung Autofahren, sondern benötigt für die ersten Fahrstunden zwingend einen Lehrer.
- Die besten Fußballer der Welt haben einen Coach/Trainer, um jeden Tag besser zu werden. Warum endet im Berufsalltag die Ausbildung bzw. das Coaching mit dem Studium?
Step 5: Etablierung einer neuen Kommunikations- und Lernkultur
Erst in der letzten Phase fängt die Digitalisierung an, nachhaltig zu wirken. Über die Zeit wird sich eine nachhaltige, neue Unternehmenskultur entwickeln, in der Innovation gefördert und Umdenken gefordert wird. Wichtig ist ein regelmäßiger interner Austausch und vor allem Transparenz. Nicht alles wird von Anfang an sofort reibungslos funktionieren. Es wird noch viele Fragen bei Mitarbeitern geben. Erfahrungsaustausch und eine offene Fehlerkultur sind die Grundlage, damit sich die Mitarbeiter als Team sehen, den Weg gemeinsam zu beschreiten und gemeinsam zu lernen.
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