Das Pareto-Prinzip hat einen überraschen Ursprung. Im frühen 20. Jahrhundert untersuchte Vilfredo Pareto das Volksvermögen Italiens und fand heraus, dass 20 Prozent der Bürger:innen etwa 80 Prozent davon innehatten. Darauf basiert sein berühmtes Prinzip, das noch heute im Marketing Anwendung findet.
Der gewiefte Pareto war nicht nur Ökonom, sondern auch Ingenieur und Soziologe. Aus seinen Forschungen leitete er die Empfehlung ab, dass die italienischen Banken sich auf die vermögenden 20 Prozent der Bürger:innen konzentrieren sollten. Aus dieser Fokussierung würden sich sowohl eine grössere Effizienz als auch mehr Profit ergeben. Und mit nur einem Fünftel des Arbeitsaufwandes würden die Banken somit auch die restlichen 80 Prozent der Bevölkerung betreuen. Mit dieser These war das Pareto-Prinzip geboren.
Vilfredo Pareto behauptete also, dass man mit einem Einsatz von 20 Prozent ganze 80 Prozent erfolgreiche Resultate erreichen könne. Dafür müsse man jedoch für die massgeblichen 20 Prozent des Erfolges einen hohen Aufwand von 80 Prozent betreiben. Deshalb nennt man das Pareto-Prinzip auch 80-20-Regel.
Es geht im Wesentlichen darum, seine Zeit effizient einzusetzen. Elementaren Aufgaben weist man dabei eine hohe Priorität zu, andere Aufgaben identifiziert man als unwichtig und eliminiert diese folglich aus dem Arbeitsalltag. Dadurch entsteht höchste Effizienz.
Das Pareto-Prinzip in Beispielen erklärt
Die 80-20-Regel will eine gewinnbringende Balance zwischen Einsatz und Ertrag schaffen.
Beispiele:
- Im Vertrieb werden 80 Prozent der Umsätze mit 20 Prozent der Kund:innen erzielt.
- In 80 Prozent der Zeit trägst du nur 20 Prozent deiner Kleidung.
- Im Internet finden 80 Prozent der Online-Aktivitäten auf 20 Prozent der Websites statt.
- 80 Prozent der aufgenommenen Kalorien stecken in 20 Prozent der verzehrten Nahrung.
- Im Unternehmen finden 80 Prozent der Telefonkontakte mit 20 Prozent der Bestandskund:innen statt.
Die Theorie besagt, dass du 80 Prozent deiner Aufgaben in 20 Prozent der Zeit erledigen kannst, wenn du die richtigen Prioritäten setzt. Aber funktioniert das in der Praxis tatsächlich?
Wenn in einem Unternehmen viel Zeit für Kund:innen aufgewendet wird, die nur einen minimalen Anteil am Umsatz ausmachen, kann eine Änderung der Prioritäten viel bewirken. Wenn du dir klarmachst, dass du 80 Prozent deiner Umsätze mit 20 Prozent der Käufer:innen erwirtschaften kannst, wirst du dich auf diese ausschlaggebenden Kund:innen konzentrieren.
Ziel: Das Pareto-Prinzip will mit möglichst wenig Aufwand den maximalen Erfolg erreichen.
Geh doch mal deinen Arbeitstag durch und überprüfe, welche Aufgaben du erledigt hast und wie viel Zeit du dafür aufgewendet hast. Und nun bewerte die abgearbeiteten Tasks: Waren sie wirklich prioritär? Oder hättest du deinen Tag mit anderen Tätigkeiten vielleicht erfolgreicher und effizienter gestalten können?
Das Pareto-Prinzip im praktischen Alltag
Klingt alles zu schön, um wahr zu sein? Nun, du solltest natürlich nicht die umsatzstärksten 20 Prozent deiner Kunden hofieren und die restlichen 80 Prozent vergessen. Und dir einen schönen Lenz machen. Ein wenig mehr Struktur im Arbeitsalltag wäre aber ein sinnvoller erster Schritt in Richtung 80-20-Regel des Erfolgs.
1. Prioritätenliste
Erstelle keine beliebigen To-do-Listen mehr, die deine Tasks einfach nur aufreihen. Weise jeder Aufgabe eine Priorität zu. An den Anfang der Liste gehören nicht die leichtesten, sondern die lukrativsten To-dos.
2. Zeitmanagement
Der Effekt einer Aufgabe verringert sich mit dem Zeitaufwand. Die Wirtschaftswissenschaft nennt das ‚abnehmenden Grenznutzen‘. Wenn du beispielsweise drei Stunden lang an etwas arbeitest, dann hast du die wichtigsten Ergebnisse bereits in der ersten Stunde deiner Tätigkeit erzielt. Nach dem Pareto-Prinzip bedeutet das, nach 20 Prozent des Zeitaufwandes hast du dein Ziel bereits zu 80 Prozent erreicht. Fazit: Setze deine Priorität auf die Qualität, nicht auf die Quantität.
3. Aufgabenverteilung
80 Prozent des gesamten Aufwandes im Unternehmen werden von 20 Prozent der Belegschaft erledigt. Deshalb ist es wichtig, Aufgaben und Zuständigkeiten sinnvoll zu verteilen. Es sollten beispielsweise nicht immer die gleichen Mitarbeiter:innen für ein und dieselbe Tätigkeit eingesetzt werden. Es gibt stets mehrere Personen, die eine bestimmte Task erledigen können. Es wirkt motivierend, immer wieder zu den entscheidenden 20 Prozent gehören zu dürfen, also einen wichtigen Teil des Projekts zugeteilt zu bekommen.
Die 80-20-Regel ist also in vielen Bereichen anwendbar, sowohl privat als auch beruflich. Sie soll dabei helfen zu verdeutlichen, welche Aufgaben und Leistungen massgeblich am Erfolg beteiligt sind, sodass man einzelne Arbeiten priorisieren kann. Dadurch wird man in die Lage versetzt, eine Liste mit den wichtigsten Tasks erstellen zu können, die zuerst erledigt werden müssen.
Vor- und Nachteile
Die Pareto Methode hat viele Vorteile, wenn sie entsprechend ihres Zwecks eingesetzt wird. Es gibt aber auch Fälle, in denen ihre Anwendung Nachteile oder sogar Gefahren mit sich bringt.
Vorteile:
- Effizienz steigern
Mit dem Pareto-Prinzip kannst du bei geringem Aufwand den grösstmöglichen Erfolg erzielen. Ausserdem bekommst du damit dein Zeitmanagement in den Griff.
- Prioritäten setzen
Mit dem Pareto-Prinzip lassen sich Stärken und Schwachstellen identifizieren. Daraus lässt sich aber nicht schliessen, dass du auf diese Schwachstellen ganz verzichten könntest. Es geht nur darum, welche Bereiche die Produktivität steigern.
Beispiele: Aufgaben wie das Bearbeiten von Beschwerden, der Schriftverkehr, die Buchhaltung oder die Putzkolonne tragen nicht unmittelbar zur Produktivität bei. Dennoch kann kein Unternehmen darauf verzichten. Du kannst jedoch die Effizienz steigern, indem du solche Tätigkeiten auf das Notwendigste reduzierst. Für die wöchentliche Grundreinigung der Büros sind 80 Prozent ausreichend, für die restlichen 20 Prozent wäre ein wesentlich grösserer Aufwand nötig, der nicht jede Woche betrieben werden muss.
Nachteile und Gefahren:
- Fehlinterpretationen passieren
Das Pareto-Prinzip funktioniert nur, wenn man es richtig verstanden hat. Denn man darf keinesfalls daraus schliessen, dass der gesamte Aufwand auf 20 Prozent der vorherigen Leistung reduziert werden kann. Es geht, wie gesagt, um Produktivität. Aber auch Aufgaben, die nicht unmittelbar zur Produktivität beitragen, müssen erledigt werden, wie die oben genannten Beispiele zeigen.
- Beschränkte Anwendungsbereiche
Es gibt Bereiche, in denen das Pareto-Prinzip völlig fehl am Platze wäre. In der Medizin muss das Ziel beispielsweise immer hundertprozentige Leistung sein. Eine Operation kann der Arzt nicht zu 80 Prozent durchführen und auch eine Erfolgsquote von 80 Prozent darf nicht angestrebt werden. Im Sport heisst das Ziel ebenfalls 100 Prozent. Ein Leistungssportler darf sich nicht mit 80 Prozent zufriedengeben, damit könnte er niemals konkurrenzfähig sein.
Achtung: Das Pareto-Prinzip ist keineswegs ein Naturgesetz und du darfst es nicht als gegeben ansehen, dass in jedem Unternehmen tatsächlich 20 Prozent der Mitarbeiter 80 Prozent der Leistung erbringen.
Fazit
Dem Pareto-Prinzip geht es um Effizienz. Die 80-20-Regel will nicht suggerieren, dass man nur das Nötigste tun soll, um sich dann auf die faule Haut zu legen. Im Gegenteil, du sollst damit leistungsfähiger werden, indem du den Fokus auf das Wesentliche legst. Also das Maximum aus deiner Arbeit herausholst, weil du dich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrierst, mit denen du die Produktivität deines Unternehmens steigern kannst. Dann kannst du mit 20 Prozent Input 80 Prozent Output erreichen. Aber beachte: Wenn in einer Mannschaft 20 Prozent der Spieler:innen 80 Prozent der Punkte erzielen, braucht man trotzdem alle Player:innen, um gewinnen zu können.
