Einfach zu verstehen, schwierig zu meistern: So werden diese agilen Projektmanagementsysteme bezeichnet. Kanban und Scrum sind die wohl bekanntesten Modelle unter diesem Begiff, weshalb es von Interesse ist, wie die beiden Ansätze im Vergleich aussehen.
Wurden diese agilen Versionen des Projektmanagements ursprünglich in der Softwareentwicklung verwendet, so haben diverse Unternehmen und Teams Scrum oder auch Kanban für sich entdeckt. Mittels den beiden Ansätzen können Projekte effizienter oder strukturierter angegangen werden, sie liefern ein Framework, innerhalb dessen sich Teams organisieren können. Bevor wir Scrum und Kanban vergleichen können, brauchen wir einen kurzen Überblick über die Methoden.
Inhaltsverzeichnis
Wofür braucht man Scrum oder Kanban?
Das Kanban wie auch das Scrum System haben das grundlegende Ziel, eine Übersicht zu schaffen und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, agil zu arbeiten. Agiles Arbeiten soll heissen, dass das Team auf Veränderungen reagieren und das Projekt und die Tasks dementsprechend anpassen kann.
Sinn eines agilen Projektmanagements ist es nicht zuletzt, dass das Team nicht am Ziel vorbeiarbeitet oder Kundenwünsche untergehen. Dies stellt sicher, dass keine Zeit für plötzlich überflüssige Tasks aufgewendet wird und es herrscht eine transparente Arbeitsweise.
Wie funktioniert Kanban?
Kanban baut auf einem Kanban Bord auf. Auf diesem Bord, welches ein physisches Whiteboard oder auch ein digitales System sein kann, gibt es die Spalten To Do, Doing und Done. Je nach Bedürfnissen des Teams oder Art des Projektes können diese Spalten auch erweitert oder unbenannt werden. Für jede Spalte existiert ein WIP (Work in Progress), welches die Anzahl Tasks in jeder Spalte limitiert.
Das Limitieren der Aufgaben dient den Mitarbeitenden dazu, sich auf diese Tasks zu fokussieren und zu beenden, bevor sie mit etwas neuem beginnen. Es kann zudem evaluiert werden, wie hoch oder tief das WIP sein sollte, sodass effizient gearbeitet werden kann, ohne dass Engpässe entstehen.
Der Ablauf bei Kanban
Das Kanban Bord ist ein laufender Prozess und ist persistent. Die einzelnen Mitarbeitenden im Team können selbstständig arbeiten und verschieben die Tasks auf dem Bord von links nach rechts, je nach dem, wie der aktuelle Status ist. Neue Tasks können jederzeit angebracht werden, sofern Kapazität vorhanden ist. Ist das WIP in der Spalte erreicht, so kann der Task in den Backlog angebracht werden, damit er später vorrücken kann.
Wie funktioniert Scrum?
In seiner Grundüberlegung ist Scrum dem Kanban Modell ähnlich. Auch hier geht es um agiles Projektmanagement. Die Scrum Methode beinhaltet jedoch diverse Regelungen und Vorgaben, die es beim Kanban nicht gibt.
Die Rollenverteilung
In einem Scrum Team werden die Mitarbeitenden in drei verschiedene Rollen verteilt. So gibt es den Product Owner, der die Kundenwünsche und Erwartungen vertritt und anstehende Aufgaben priorisiert, den Scrum Master, dessen Aufgabe es ist, sicherzustellen, dass die Vorgaben und Abläufe der Scrum Methode eingehalten wird und allfällige Hindernisse aus dem Weg räumt, und das Entwicklungsteam. Das Entwicklungsteam besteht aus zwei bis neun Personen, die sich mit dem Umsetzen der Tasks beschäftigen.
Unter den verschiedenen Rollen gibt es keine Hierarchie, niemand ist dem anderen vorgesetzt. Das Team soll und muss zusammenarbeiten, um ihre Ziele erreichen zu können und eine Selbstorganisation ist angesagt.
Der Ablauf bei Scrum
In der Scrum Methode werden verschiedene Ereignisse definiert, die regelmässig stattfinden müssen. So gibt es den Sprint, der eine zeitlich begrenzte Iteration ist, während dem das Team an bestimmten Tasks arbeitet. Ein Sprint dauert eine bis höchstens vier Wochen.
Bevor ein solcher Sprint startet, gibt es das Sprint Planning. Dies ist ein Meeting, in dem der Produkt-Backlog (pendente Aufgaben) angeschaut wird und die Aufgaben verteilt werden. Hier ist es wichtig, dass die Aufgaben priorisiert und zusammengefasst werden, so dass das Team im kommenden Sprint gut ausgelastet, aber nicht überlastet ist.
Täglich gibt es ein kurzes Meeting, den Daily Scrum, in dem sich das Team gegenseitig updaten kann. Ist ein Sprint abgeschlossen, so findet ein Sprint Review und schlussendlich eine Sprint Retrospektive statt. Beim Review sind auserwählte Personen, vielleicht auch externe, dabei und besprechen das Erledigte aus dem Sprint. Bei der Retrospektive handelt es sich um ein internes Meeting, in welchem der Sprint evaluiert wird, damit Änderungen oder Verbesserungen angebracht werden können.
Welche Gemeinsamkeiten haben Scrum und Kanban?
Kanban und Scrum teilen sich einige Attribute, nebst der Tatsache, dass sie beide agil sind. So arbeitet man unter beiden Ansätzen nach dem Pull-System. Das bedeutet, neue Aufgaben werden herangezogen, wenn die vorhergehenden erledigt wurden.
Beide Methoden limitieren zudem die Anzahl aktueller Tasks. Bei Kanban wird das visualisiert dargestellt auf dem Bord mit dem WIP Limit, bei Scrum wird für jeden Sprint definiert, wie viele und welche Aufgaben in der gegebenen Zeitspanne erledigt werden.
Teams, die mit einem dieser Systeme arbeiten, sind gut informiert über den Stand des Projektes, auch was ihre Mitarbeitenden angeht. Scrum und Kanban sehen es vor, dass sich Mitarbeitende gut selber organisieren können und es nicht eine vorgesetzte Person gibt, die das Zepter alleinig in der Hand hat. Überprüft werden die Mitarbeitenden jedoch bis zu einem gewissen Grad, entweder durch den Scrum Master oder durch Stakeholder oder Management Personen, die die Resultate sehen.
Worin unterscheiden sich die Methoden?
Wie geplant wird
Scrum beinhaltet Vorgaben wie Rollen, Zeitrahmen und bestimmte Meetings. Kanban hingegen sieht hier nichts vor. Regelmässige Meetings werden auch bei Letzterem gehalten, aber Scrum stellt klar einen stärker definierten Frame auf, als Kanban.
Meetings vor und nach dem Sprint gibt Scrum klar vor, damit alles geplant bzw. evaluiert werden kann. Kanban hat hier keine Bestimmungen in seiner Methode.
Wie gearbeitet wird
Immer wieder betont wird die Agilität der beiden Methoden – zu recht. Jedoch unterscheiden sie sich diesbezüglich auch: Bei Kanban ist es möglich, zu jeden beliebigen Zeitpunkt neue Tasks anzubringen oder bestehende zu verändern. Der (virtuell) Post-It-Kleber kann entfernt, ersetzt oder ergänzt werden.
Während einem Sprint im Scrum werden generell keine Änderungen gemacht. Kann ein Task zum Beispiel nicht zeitgerecht erledigt werden gibt jedoch es die Möglichkeit, diesen in den Backlog zu verschieben und in den nächsten Sprint aufzunehmen.
Das Kanban Bord ist ein grundlegender Teil der Kanban Methode und kann nicht weggelassen werden. Auch für den Scrum Ansatz kann zur Visualisierung ein Bord – virtuell oder physisch – verwendet werden, jedoch ist es nicht zwingend vorgegeben.
Wie entscheidet man sich da?
Beide diskutierten Methoden geniessen eine Beliebtheit in der Geschäftswelt, weshalb es nicht einfach ist, sich für einen Prozess zu entscheiden. Was bei der Entscheidungsfindung helfen kann, ist ein Blick auf die Projekte, die mit der Methode gemanagt werden sollen.
Für komplizierte Projekte, bei denen die Prioritäten und Abläufe stark variieren, kann Kanban vorgezogen werden. Daher, dass Tasks jederzeit hinzugefügt und entfernt werden können und im Backlog keine genaue Struktur nach Priorisierung herrschen muss, eignet sich Kanban gut.
Handelt es sich um komplexe Projekte, in die Struktur eingebracht werden muss, und wo Prioritäten von Nöten sind, so lohnt es sich, Scrum auszuprobieren. Scrum ist wohl etwas schwieriger zu meistern, als Kanban, jedoch kann sich der Aufwand lohnen, wird die Methode richtig angewendet.
Kanban kann sicherlich bei mehr Unternehmen angewendet werden, dank seiner simpleren Struktur, jedoch muss man sich nicht zwingend für nur eine Methode entscheiden. So kann ein Kanban Bord erstellt und in den Prozess integriert werden, auch wenn ein Team nach Scrum arbeitet. Gleichzeitig kann Kanban mit Elementen von Scrum erweitert werden, um noch mehr Struktur in die Methode zu bringen. Schlussendlich ist es ideal, wenn sich das Unternehmen und das betroffene Team mit beiden Techniken auseinandersetzen, um im Anschluss die bestmögliche Entscheidung zu treffen.
