{"id":10353,"date":"2016-06-13T00:00:00","date_gmt":"2016-06-12T23:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/marketing.ch\/eventmarketing-so-kriegen-sie-das-gaestemanagement-in-den-griff\/"},"modified":"2023-12-20T09:55:49","modified_gmt":"2023-12-20T08:55:49","slug":"eventmarketing-so-kriegen-sie-das-gaestemanagement-in-den-griff","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/marketing.ch\/digital-marketing\/eventmarketing-so-kriegen-sie-das-gaestemanagement-in-den-griff\/","title":{"rendered":"Eventmarketing: So kriegen Sie das G\u00e4stemanagement in den Griff"},"content":{"rendered":"

Mit zielgerichteten Events (Messen, Konferenzen, Kundenanl\u00e4sse etc.) k\u00f6nnen produktbezogene Inhalte auf einer erlebnisorientierten Ebene vermittelt werden. Die pers\u00f6nliche und individuelle Ansprache begeistert bestehende oder potentielle Kunden. Oftmals stellt aber gerade der Kunde oder der Gast die Organisatoren vor die gr\u00f6ssten Herausforderungen. Warum das so ist und wie das mit einem professionellen Eventmarketing gel\u00f6st werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel.<\/strong><\/p>\n

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Der Gast als Herausforderung<\/strong><\/p>\n

Eine alte Weisheit besagt: \u00abOhne G\u00e4ste kein Event\u00bb. Um einen Gast von Anfang bis Ende zufriedenzustellen, gilt es im Eventmarketing unterschiedliche H\u00fcrden zu \u00fcberwinden. F\u00fcnf der gr\u00f6ssten H\u00fcrden, die jedem Eventmanager schlaflose N\u00e4chte bereiten, sind nachstehend aufgelistet.<\/p>\n

1.\u00a0\u00a0 \u00a0Unvollst\u00e4ndige Daten
\nDas Datum steht, die Location ist reserviert und die Zielgruppe ist definiert \u2013 es kann losgehen. Doch halt, die Anfangseuphorie wird schon nach Auswertung der Kundendaten ausgebremst. Fehlende (Mail-)Adressen, unvollst\u00e4ndige Personalien und Dubletten m\u00fcssen erst bereinigt und erg\u00e4nzt werden. Wo f\u00e4ngt man nur am besten an?<\/p>\n

2.\u00a0\u00a0 \u00a0Abfrage der Teilnehmerdaten
\nIst der Datensatz komplettiert und die Einladungsvorlagen f\u00fcr den Versand bereit, wartet bereits die n\u00e4chste H\u00fcrde. Nebst der Zu- oder Absage werden je nach Event weitere Angaben abgefragt. Dazu z\u00e4hlen beispielsweise Men\u00fc-W\u00fcnsche, Anreisedaten oder Hotelabfragen. Beantworten die Teilnehmer diese Fragen mit einem Mail, gibt es einen Antworttalon oder doch mittels einem online Registrierungsformular?<\/p>\n

3.\u00a0\u00a0 \u00a0Aufbereitung der Daten
\nDie Wahl der Abfrage entscheidet dar\u00fcber, wie viel Arbeit erst noch bevorsteht. Denn jetzt geht es an die Aufbereitung der Daten. Jede ausgef\u00fcllte An- oder Abmeldung sollte als erstes eine entsprechende Best\u00e4tigung erhalten. Als weiterer Schritt gilt es, die entsprechenden Angaben auch G\u00e4ste-spezifisch weiterzuverarbeiten und \u00fcbersichtlich zu listen. Mit diesen Listen werden dann Hotelzimmer reserviert, Men\u00fcs bestellt und G\u00e4ste zur rechten Zeit abgeholt. Haben Sie noch den \u00dcberblick?<\/p>\n

4.\u00a0\u00a0 \u00a0Kurzfriste \u00c4nderungen
\nDas Ph\u00e4nomen der Studenten-Lernkurve vor Pr\u00fcfungen l\u00e4sst sich ohne weiteres aufs Eventmarketing \u00fcbertragen. Je n\u00e4her der Event kommt, desto mehr kurzfristige \u00c4nderungen sind zu bew\u00e4ltigen. Da die Auslastung bei Eventverantwortlichen unmittelbar vor dem Event besonders hoch ist, tun Sie gut daran, dies in der Planung zu ber\u00fccksichtigen. Die \u00abIch h\u00e4tte gerne das, anstelle von dem\u00bb-Anrufe k\u00f6nnen so, schon fr\u00fchzeitig abgefangen werden. Welche Methode ist die Beste?<\/p>\n

5.\u00a0\u00a0 \u00a0Warteschlange
\nSind die administrativen H\u00fcrden genommen, liegt der Fokus auf dem Eventtag. Jetzt gibt es nichts Schlimmeres, als dass sich beim Check-In eine Warteschlange bildet. Ankommende G\u00e4ste w\u00fcnschen einen reibungslosen Durchlauf ohne Wartezeit. Die Platzierung der Scan-Stationen oder des Helpdesks sind hierbei matchentscheidend. Wie garantieren Sie einen fl\u00fcssigen Check-In?<\/p>\n

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Mit G\u00e4stemanagement zum Erfolg<\/strong><\/p>\n

Damit die H\u00fcrden mit einem grossen Satz \u00fcberwunden werden, ist nebst einer minuti\u00f6sen Planung, die Auswahl der\u00a0Werkzeugemassgeblich. F\u00fcr viele Eventmanager sind Briefvorlagen, Excel-Listen, Mails und Worddokumente eine B\u00fcchse der Pandora. Schon nach kurzer Bearbeitungsphase ist die \u00dcbersicht verloren und das Frustrationsrisiko bei Mitarbeitern und G\u00e4sten auf \u00aberheblich\u00bb eingestuft. F\u00fcr die Durchf\u00fchrung eines Events lohnt es sich, beim Eventmarketing das G\u00e4stemanagement in drei Phasen zu unterteilen: Einladen, registrieren, teilnehmen. Mit diesen drei Phasen l\u00e4sst sich im Detail eine bestm\u00f6gliche Herangehensweise vorbereiten.<\/p>\n

1.\u00a0\u00a0 \u00a0Einladen (Invite)<\/p>\n

Die elektronische Einladung mittels E-Mail hat bereits Oberhand gewonnen. Dennoch werden Papier-Einladungen nicht so schnell verschwinden, denn Sie vermitteln eine zus\u00e4tzliche Wertigkeit und bestechen durch die Haptik. Als Basis f\u00fcr beide Formen der Einladung sind korrekte Adressdaten zu nennen. Niemand erh\u00e4lt gerne falsch adressierte Post. Von den fr\u00fcher oft verwendeten Antworttalons ist abzuraten, zumal es heutzutage speditivere L\u00f6sungen gibt. Als bew\u00e4hrter L\u00f6sungsansatz sind Links (mit oder ohne zus\u00e4tzlichem PIN) zu erw\u00e4hnen, die auf ein online Registrierungsformular f\u00fchren. Dies erm\u00f6glicht in einem weiteren Schritt, das automatische Versenden von Empfangsbest\u00e4tigungen der An- oder Abmeldungen. Der zus\u00e4tzliche Gang zum Postschalter ist somit pass\u00e9.<\/p>\n

2.\u00a0\u00a0 \u00a0Registrieren (Register)<\/p>\n

Ein online Registrierungsformular hat zudem den Vorteil, dass die eingegebenen Daten automatisch in eine Liste gespeichert werden und\/oder der Eventmanager die Angaben zugeschickt erh\u00e4lt. Bei einem Event mit 100 Teilnehmern gilt aber zu beachten, dass der Organisator 100 einzelne Mails erhalten wird. Diese wiederum m\u00fcssen f\u00fcr die weitere Bearbeitung erst noch \u00fcbertragen werden. Rechnet man nun mit zwei Minuten pro \u00dcbertrag, sind es bereits 200 Minuten, also 3 Stunden und 20 Minuten Bearbeitungszeit. Viel hilfreicher sind deshalb Tools, die aus den eingegebenen Daten eine automatische Liste generieren. Eines dieser Tools kommt aus Schaffhausen und nennt sich\u00a0colada. Ausserdem wird bei einer kostenpflichtigen Anmeldung \u00fcber ein
\ncolada Registrierungsformular, sofort die Rechnung mit der Best\u00e4tigung f\u00fcr den Teilnehmer mitgeschickt. Somit ist ein weiterer Arbeitsschritt eingespart.<\/p>\n

3.\u00a0\u00a0 \u00a0Teilnehmen (Attend)<\/p>\n

Sobald die finale G\u00e4steliste feststeht, geht es um die K\u00fcr im Eventmarketing. Je nach Event m\u00fcssen Badges oder Tickets generiert und an die G\u00e4ste versendet werden. Auch bei dieser Aufgabe kann sich derjenige gl\u00fccklich sch\u00e4tzen, der diese Arbeit mit Hilfe eines Tools erledigen kann. Ansonsten f\u00fchrt kein Weg daran vorbei, die Listen manuell aufzubereiten und die Badges im Word zu drucken. F\u00fcr das Abfangen von kurzfristigen \u00c4nderungen empfiehlt es sich, die Anmeldefrist auf 2-3 Wochen vor dem Event zu begrenzen. Der Zeitpuffer kann so f\u00fcr andere organisatorische Belange genutzt werden. Des Weiteren empfiehlt es sich, eine Hotline oder zentrale Mail-Adresse einzurichten, bei der die \u00c4nderungsw\u00fcnsche zusammenlaufen.<\/p>\n

Fazit<\/strong>
\nBeim Eventmarketing gilt es, das G\u00e4stemanagement nicht zu untersch\u00e4tzten. Jeder Gast m\u00f6chte pers\u00f6nlich und individuell betreut werden. Kleinste Unachtsamkeiten bei der Datenaufbereitung oder der Weiterverarbeitung der Anmeldung kann hohes Frustrisiko bei den G\u00e4sten sch\u00fcren. In einer immer schneller werdenden Welt hat sich auch beim Eventmarketing die Devise durchgesetzt: \u00abJe schneller und unkomplizierter, desto besser\u00bb. Dies kann sowohl auf die Eventmanager als auch auf die G\u00e4ste \u00fcbertragen werden. Wer bei der Organisation eines Events auf die richtigen Tools zur\u00fcckgreifen kann, welche Arbeitsabl\u00e4ufe automatisiert, ist definitiv besser bedient.<\/p>\n

Autor: Mario Pfeiffer<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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