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Webinar: 10 Tipps für Deine Aufgabe als Moderator*in

Als Moderator*in eines Webinars übernimmst Du eine wichtige Rolle. Du sorgst für die optimalen Rahmenbedingungen während der Veranstaltung und trittst als Bindeglied zwischen Sprecher*innen und Teilnehmer*innen auf. Hier erfährst Du, wie Du mit genügend Vorbereitung, einem selbstbewussten Auftreten und dem gekonnten Umgang mit Problemen erfolgreich moderierst.

Nichts ist langweiliger als ein uninspirierter, schlecht umgesetzter Vortrag – das gilt für das Live-Event genauso wie für das Webinar. Als Moderator*in kannst Du einiges dazu beitragen, das Erlebnis für die Teilnehmer*innen interessanter und wertvoller zu gestalten. In diesem Beitrag wollen wir Dir einige Tipps an die Hand geben, worauf Du bei Deiner Aufgabe als Moderator*in unbedingt achten solltest.

Das Webinar und die Rolle des Moderatoren bzw. der Moderator*in

Webinare ersetzen Präsenzveranstaltungen immer häufiger – und das liegt nicht bloss an den Auswirkungen der Pandemie. Das Format ist beliebt und bietet viele Möglichkeiten und auch Vorteile gegenüber dem Live-Pendant. Inhalte können schnell und anschaulich vermittelt werden, während Teilnehmer*innen unabhängig von ihrem Aufenthaltsort dabei sein können.

Dein Job als Moderator*in entscheidet über Erfolg oder Misserfolg eines Webinars und Dein Aufgabenbereich ist dementsprechend breit gefächert. Genau wie bei einem Live-Event führst Du durch das Programm und schaffst dabei die nötige Struktur. Du solltest Dich sowohl mit den technischen Aspekten auskennen als auch mit den vorgetragenen Inhalten der Referent*innen und den Ansprüchen der Teilnehmer*innen.

Hier bereits ein Tipp: Ein Webinar verläuft in der Regel interaktiv, da Du mit den Teilnehmer*innen per Chat kommunizierst. Kündige vor Beginn des Vortrags an, dass Du Fragen annimmst und diese am geeigneten Zeitpunkt an den/die Referent*in weiterleiteten wirst. Der Vorteil: Du verhinderst so, dass die Zuhörerschaft den inhaltlichen Faden oder sogar das Interesse verliert. Als Moderator*in liegt genau hier eine Deiner Kernaufgaben, da Du den grösstmöglichen Mehrwert für die Teilnehmer*innen herausholen willst.

10 Tipps für die Moderation eines Webinars

Der Job des/der Moderator*in klingt bereits ziemlich wichtig, oder? Trotzdem solltest Du Dich davon nicht einschüchtern lassen – es ist sicher kein Hexenwerk und definitiv erlernbar. Steigen wir also direkt in unsere 10 Praxistipps für Moderator*innen eines Webinars ein! Unsere Tipps beziehen sich dabei sowohl auf technische Anforderungen des Webinars als auch auf ein optimales Verhalten des/der Moderator*in vor und während der Veranstaltung. Los geht’s. 

Tipp 1: Kenne die Software

Das Bild setzt aus, der Ton ist weg oder die Präsentationsfolie erscheint nicht wie gewollt auf dem Screen. Technische Aussetzer sind störend für alle Beteiligten – für Dich als Moderator*in kann sowas zusätzlich in Stress ausarten. Das Problem: Solche Situationen können immer wieder mal auftreten und es gibt niemals eine 100-prozentige Sicherheit. Schliesslich passiert hier alles in Echtzeit und es ist viel Technik involviert.

Nichtsdestotrotz solltest Du Dich im Vorfeld ausgiebig mit der Webinar-Software vertraut machen – die meisten Probleme lassen sich nämlich mit 1-2 Handgriffen beheben, wenn man die Software kennt. Zusätzlich schenkt es Dir Sicherheit, da Du Dich nicht komplett aufgeschmissen fühlst, wenn etwas schiefläuft.

Tipp 2: Besorge Dir technischen Support

Im Idealfall hast Du die Möglichkeit, eine Person mit an Bord zu holen, die den technischen Support für Dich übernimmt. Diese kann beispielsweise auch technische Fragen der Teilnehmer*innen über den Chat beantworten, ohne dass Du Deine eigentlichen Aufgaben unterbrechen und selbst eingreifen musst. Ein reibungsloser Ablauf der Veranstaltung wird so viel wahrscheinlicher.

Bitte beachte: Auch mit einem technischen Support an Deiner Seite gilt immer noch Tipp 1! Kennt sich der/die Moderator*in nicht mit der verwendeten Software aus, führt das zwangsweise zu zusätzlichen Problemen und Stolperfallen, die den Ablauf stören. Ausserdem wirft es kein gutes Licht auf Dich als Moderator*in!

Tipp 3: Erstelle eine Antwortliste

Gibt es organisatorische, inhaltliche oder technische Fragen der Teilnehmer*innen, die Du vorhersehen kannst? Wenn ja, lohnt es sich, eine Liste mit standardisierten Antworten zu erstellen. Erreicht Dich eine solche Standardfrage, kopierst Du die entsprechende Antwort in den Chat und beschleunigst somit den ganzen Prozess. Du ersparst Dir Aufwand und unnötigen Stress, wenn Deine Aufmerksamkeit gerade woanders gefragt ist.

Ganz allgemein gilt: Bereite so viel wie möglich vor, damit Du während des Webinars souverän bleibst und einen kühlen Kopf bewahrst. So kannst Du Dich voll und ganz auf die Inhalte und eine reibungslose Durchführung der Veranstaltung fokussieren.

Tipp 4: Tausche Dich vorher mit den Referent*innen aus

Vor dem Webinar ist es sinnvoll, Dich mit den Referent*innen auszutauschen, die einen Vortrag halten. Natürlich benötigst Du nicht die gleiche Expertise im Thema wie sie. Trotzdem führst Du die Teilnehmer*innen durch die Veranstaltung und gestaltest somit einen wichtigen Teil des Webinars mit.

Nach einem Gespräch kannst Du selbstständig weiter recherchieren und eigene Fragen zum Thema vorbereiten. Zum einen gelingt es Dir damit, das Webinar inhaltlich mitzugestalten und den Gesprächsverlauf in eine andere Richtung zu lenken, wenn man sich mal verrannt hat. Zum anderen läufst Du nicht Gefahr, vor versammelter Mannschaft schlecht informiert und planlos zu wirken.

Tipp 5: Sorge für einen guten Einstieg

Der erste Eindruck zählt, auch im Webinar. Um den Teilnehmer*innen das Gefühl zu vermitteln, dass sie hier bei einer interessanten und professionell durchgeführten Veranstaltung dabei sind, solltest Du sie zu Beginn herzlich begrüssen und darüber aufklären, was sie im Webinar erwartet. Stelle die Referent*innen kurz vor. Du darfst gerne auch eine Art Spannungsbogen erzeugen und auf Ereignisse oder Themen hinweisen, die im späteren Verlauf des Webinars auftauchen. Auch solltest Du kurz die wichtigsten technischen Aspekte klären und auf mögliche Fragen eingehen, damit diese nicht erst während des Vortrags aufkommen.

Tipp 6: Leite wichtige Fragen an die Referent*innen weiter

Ein Webinar lässt sich hervorragend interaktiv gestalten. Fragen können nicht bloss in der Diskussionsrunde, sondern auch während des Vortrags gestellt werden. Bei besonders wichtigen Fragen kannst Du diese direkt an die Redner*innen weiterleiten – so verhinderst Du, dass allgemeine Verständnisprobleme aufkommen. Ausserdem beziehst Du die Teilnehmer*innen mit ein. Natürlich solltest Du diese Vorgehensweise vorher mit den Referent*innen absprechen – es kann durchaus sein, dass sie Fragen während des Vortrags als störend empfinden und diese lieber erst danach beantworten.

Tipp 7: Sorge für einen roten Faden

Viele Moderator*innen springen in der Thematik hin und her und machen es den Teilnehmer*innen und Gesprächspartner*innen schwer, zu folgen. Dabei ist es Deine Aufgabe, einen roten Faden zu schaffen, an dem sich alle orientieren können. Wenn nicht unbedingt notwendig, greifst Du dabei nicht in die Vorträge der Redner*innen ein – am besten trittst Du beispielsweise in der anschliessenden Fragerunde als Vermittler zwischen Publikum und Redner*in auf und sorgst für einen strukturierten und übersichtlichen Ablauf.

Tipp 8: Behalte Deine Souveränität   

Vorbereitung und Spontanität sind kein Widerspruch. Im Gegenteil: Bist Du gut vorbereitet, agierst Du lockerer und souveräner im Webinar, weil Du Dich sicherer fühlst. Das ist durchaus wichtig für Deine Arbeit als Moderator*in, weil Du in Deiner Aufgabe immer wieder mit unvorhersehbaren Situationen konfrontiert wirst und Du deshalb von einer gewissen Flexibilität profitierst. Das bedeutet vor allem, dass Du Dich innerhalb Deiner vorbereiteten Moderation an spontane Situationen anpassen musst.

Versteife dich also nicht auf den von dir geplanten Ablauf, sondern betrachte ihn als ungefähre Richtung, in die das Webinar gehen wird. So lässt Du dir selbst genügend Spielraum für Deine Moderation und wirkst professionell und souverän.

Tipp 9: Sei transparent

Wir können es nicht oft genug sagen: Früher oder später werden Pannen auftreten, die Dich möglicherweise vor eine Herausforderung stellen – und das vor den Augen einer Vielzahl von Leuten. Damit Dich eine solche Situation nicht überfordert und nervös macht, ist es stets ratsam, kleinere Probleme und Missgeschicke zu kommunizieren. Und im besten Fall sogar noch humorvoll zu behandeln.

Wenn die Präsentation hängt und Du Dein Notebook neu starten musst, kannst Du den Teilnehmer*innen kurz Dein Vorgehen erklären, statt darauf zu hoffen, dass es keiner bemerkt. Du wirst sehen: Die Leute werden verständnisvoll sein. Bring einen lockeren Spruch und lass Dich nicht aus der Fassung bringen. Fehler passieren.   

Tipp 10: Erwarte keine Perfektion

… und das führt uns zum letzten Tipp: Gehe im Vorfeld gar nicht erst davon aus, dass alles perfekt läuft. Gerade bei einem Format, welches zu einem gewissen Teil von den technischen Rahmenbedingungen und dem Verhalten einer Vielzahl an Personen abhängig ist, kannst Du nicht alles kontrollieren. Wichtig ist vor allem Dein Auftreten und dass Deine Ausstrahlung auch bei kleinen Problemen stets Selbstsicherheit und Gelassenheit vermittelt.

So gelingt Dir die Moderation im Webinar

Eine ausreichende Vorbereitung und ein gekonntes, souveränes Auftreten sind die wichtigsten Faktoren für den Erfolg in der Moderation – egal, ob im Webinar oder Live-Event. Professionelle Moderator*innen und Redner*innen lernen dabei vor allem aus der Praxis und versuchen stets, sich zu verbessern. Bereite Dich also gut auf das Webinar vor und nimm die Erfahrungen mit für das nächste Mal.

Wir hoffen, dieser Beitrag konnte Dir einige gute Tipps mit auf den Weg geben und wünschen Dir viel Erfolg für Dein nächstes erfolgreiches Webinar!

Robin Knappmann
Robin Knappmann
Robin hat vor kurzem sein WiWi-Studium abgeschlossen und schreibt seit 2018 Beiträge rund um das Thema Marketing. Seine Begeisterung fürs Schreiben führte ihn bereits zu einer journalistischen Tätigkeit bei einer deutschen Tageszeitung und durch ein erstes, textintensives Studium der Germanistik und Philosophie. Wenn er nicht gerade vor einem neuen Beitrag sitzt, spielt er vermutlich Gitarre oder monologisiert über seine Lieblingsmusik.

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